Decreto do Distrito Federal nº 8531 de 14 de Março de 1985

Publicado por Governo do Distrito Federal

Brasília, 14 de março de 1985,

Art. 1º

Fica aprovado o Regimento do Arquivo Público do Distrito Federal-ArPDF que, assinado pelo Secretário de Educação e Cultura do Distrito Federal, a este acompanha.

Art. 2º

A distribuição das funções de confiança do Grupo de Direção e Assessoramento Superiores e das funções do Grupo de Direção e Assistência Intermediárias pelas unidades orgânicas de que trata o Regimento aprovado por este Decreto são as constantes do Anexo que a este acompanha.

§ único

- A criação das funções de que trata este artigo, dar-se-á através de Ato próprio.

Art. 3º

Fica o Secretário de Educação e Cultura do Distrito Federal responsável pelo acompanhamento e controle do disposto neste Decreto.

Art. 4º

Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário. Brasília, 14 de março de 1.985. 97º da República e 25º de Brasília. JOSÉ ORNELIAS DE SOUZA FILHO CÉSAR ROMULO SILVEIRA NETO SECRETARIO DE GOVERNO JOSÉ ANTONIO AROCHA DA CUNHA SECRETARIO DE ADMINISTRAÇÃO EURIDES BRITO DA SILVA SECRETARIA DE EDUCAÇÃO E CULTURA REGIMENTO DO ARQUIVO PÚBLICO DO DISTRITO FEDERAL TlTULO I Das Competências Básicas e da Estrutura

Art. 1º

Ao Arquivo Público do Distrito Federal-ArPDF, órgão relativamente autônomo, de direção superior da Administração Direta do Distrito Federal, vinculado à Secretaria de Educação e Cultura tem por finalidade recolher, preservar e garantir acesso aos documentos arquivístico de valor permanente produzidos e acumulados pela Administração Direta, Indireta e Fundações do Distrito Federal, constituindo-se em instrumento de apoio ao planejamento, à administração, à cultura, à história e ao desenvolvimento cientifico e tecnológico de acordo com os interesses do Governo do Distrito Federal e da comunidade, compete basicamente:

I

executar a programação anual do arquivo;

II

assegurar a proteção especial, a preservação e a manutenção dos documentos arquivísticos de valor permanente de acordo com os interesses do Governo do Distrito Federal e da comunidade;

III

atender às consultas dos órgãos oficiais do Governo do Distrito Federal e ao usuário em geral, provendo o acervo de tratamento adequado;

IV

colaborar com programas educacionais de divulgação do patrimônio documental sobre o Distrito Federal;

V

divulgar para a comunidade a história do Distrito Federal através de cursos, seminários, exposições, palestras e outros meios;

VI

realizar e incentivar pesquisas sobre a história do Distrito Federal;

VII

realizar estudos e pesquisas visando ampliar o conhecimento da problemática arquivística do Governo do Distrito Federal, ouvindo o Órgão Central do Sistema de Arquivo.

Art. 2º

Para a execução de suas atividades específicas e o cumprimento das atividades de Administração Geral, a estrutura administrativa do Arquivo Público, compreende: SUPERINTENDÊNCIA GERÊNCIA DE ARQUIVO PERMANENTE Núcleo de Documentos Não Convencionais Núcleo de Documentos Convencionais Núcleo de Restauração e Conservação GERÊNCIA DE PESQUISA Núcleo de Pesquisa Interna Núcleo de Pesquisa Externa GERÊNCIA CULTURAL E TÉCNICA Núcleo de Difusão Cultural Núcleo de Imagem e Som DIVISÃO DE APOIO ADMINISTRATIVO

Seção dedocumentaçãoecomunicaçãoadministrativa

Seção derecursosmateriaisemanutenção

Seção deadministraçãodepessoal

Seção deorçamentoefinanças

Art. 3º

A Gerência de Arquivo Permanente, õrgão de programação e de execução, diretamente subordinada à Superintendência, compete:

I

supervisionar, coordenar e controlar a programação e a execução das atividades do Núcleo de Documentos Não Convencionais, do Núcleo de Documentos Convencionais e do Núcleo de Restauração e Conservação;

II

propor a programação anual da Gerência;

III

executar outras atividades afins ou julgadas de sua alçada.

Art. 4º

Ao Núcleo de Documentos Não Convencionais, õrgão executivo, diretamente subordinado à Gerência de Arquivo Permanente, compete:

I

acompanhar os processos de avaliação, seleção, eliminação e transferência de documentos dos arquivos intermediários para o ArPDF;

II

descrever e arranjar os documentos não convencionais de acordo com as normas e os métodos estabelecidos;

III

guardar e preservar adequadamente os do cumentos não convencionais;

IV

preparar índices, catálagos, guias e outros instrumentos de pesquisa que possibilitem a recuperação dos documentos;

V

manter sob controle os documentos em circulação e inspecionar o estado dos documentos devolvidos;

VI

executar outras atividades afins ou julgadas de sua alçada.

Art. 5º

Ao Núcleo de Documentos Convencionais, órgão executivo, diretamente subordinado à Gerência de Arquivo Permanente, compete:

I

recolher os documentos de valor permanente da Administração Direta, Indireta e Fundações;

II

preparar índices, catálagos, guias e outros instrumentos de pesquisa que possibilitem a recuperação dos documentos;

III

guardar e preservar adequadamente os documentos convencionais;

IV

manter sob controle os documentos em circulação e inspecionar o estado dos documentos devolvidos;

V

descrever e arranjar os documentos convencionais de acordo com as normas e os métodos estabelecidos;

VI

lavrar certidões quando solicitadas e autorizadas;

VII

executar outras atividades afins ou julgadas de sua alçada.

Art. 6º

Ao Núcleo de Restauração e Conservação, órgão executivo, diretamente subordinado à Gerência de Arquivo Permanente, compete:

I

fiscalizar o controle sistemático dos valores termoigrométricos ambientais dos depósitos do arquivo permanente;

II

supervisionar a manutenção dos documentos convencionais e não convencionais, determinando o melhor método de acondicionamento e guarda;

III

efetuar a limpeza regular dos documentos, embalagens e equipamentos e diagnosticar o estado de conservação dos mesmos;

IV

restaurar os documentos convencionais e não convencionais de acordo com os processos técnicos indicados;

V

executar outras atividades afins ou julgadas de sua alçada.

Art. 7º

A Gerência de Pesquisa, órgão de programação e de execução, diretamente subordinado à Superintendência, compete:

I

supervisionar, coordenar e controlar e programação e a execução das atividades do Núcleo de Pesquisa Interna e do Núcleo de Pesquisa Externa;

II

propor o planejamento anual da Gerência ;

III

manter intercâmbio com arquivos não integrantes do Sistema e com instituições científicas e culturais correlatas, nacionais e estrangeiras;

IV

executar outras atividades afins ou julgadas de sua alçada.

Art. 8º

Ao Núcleo de Pesquisa Interna, órgão executivo, diretamente subordinado à Gerência de Pesquisa, compete:

I

atender e orientar o usuário na realização de pesquisas documentais e nas informações solicitadas;

II

realizar pesquisas sobre assuntos de interesse do ArPDF;

III

participar, na definição e no aperfeiçoamento dos instrumentos de pesquisa para recuperação de documentos;

IV

desenvolver metodologias adequadas à pesquisa histórica;

V

desenvolver e estimular a pesquisa sobre a história do Distrito Federal;

VI

executar outras atividades afins ou julgadas de sua alçada.

Art. 9º

Ao Núcleo de Pesquisa Externa, órgão executivo, diretamente subordinado à Gerência de Pesquisa, compete:

I

manter contatos periódicos com os arquivos intermediários da Administração Direta, Indireta e Fundações com vistas a conhecer o seu funcionamento, a sua organização e a sua massa documental;

II

realizar estudos nos Arquivos Intermédiarios sugerindo processos de preservação e guarda de documentos;

III

acompanhar os processos de avaliação, seleção, eliminação e transferência dos documentos dos arquivos intermediários para o ArPDF;

IV

elaborar pesquisas sobre a avaliação histórica da Administração Direta, Indireta e Fundações do Governo do Distrito Federal;

V

executar outras atividades afins ou julga das de sua alçada.

Art. 10

À Gerência Cultural e Técnica, órgão de programação e de execução, diretamente subordinado à Superintendência, compete:

I

supervisionar, coordenar e controlar a programação e a execução das atividades do Núcleo de Difusão Cultural e do Núcleo de Imagem e Som;

II

propor a programação anual da Gerência;

III

entrosar-se com as demais Gerências com o objetivo de realizar um trabalho integrado que vise um atendimento eficiente ao usuário;

IV

colocar à disposição dos estudiosos as fontes arquivísticas sob guarda da Gerência de Arquivo Permanente;

V

propor atividades de divulgação do acervo e das pesquisas históricas realizadas pelo ArPDF;

VI

executar outras atividades afins ou julgadas de sua alçada.

Art. 11

Ao Núcleo de Difusão Cultural, órgão executivo, diretamente subordinado à Gerência Cultural e Técnica, compete:

I

providenciar a publicação e divulgar estudos e pesquisas sobre a história do Distrito Federal;

II

divulgar catalagos e outros instrumentos de difusão do acervo do ArPDF;

III

oferecer subsídios aos programas educacionais visando a divulgação da história do Distrito Federal nas escolas;

IV

desenvolver atividades de difusão cultural voltadas para a comunidade em geral, realizando cursos, exposições, seminários, palestras e outros;

V

conservar, ampliar e aperfeiçoar a biblioteca do ArPDF;

VI

executar outras atividades afins ou julgadas de sua alçada.

Art. 12

Ao Núcleo de Imagem e Som, órgão executivo, diretamente subordinado à Gerência Cultural e Técnica, compete:

I

reproduzir documentos, através da microfilmagem, do laboratório de Imagem e Som ou de processo eletrostático;

II

organizar os arquivos micrográficos atendendo aos requisitos técnicos de segurançaa, sigilo e preservação dos suportes físicos;

III

atender às solicitações dos usuários quanto à reprodução de documentos, convencionais e não convencionais, respeitadas as normas vigentes;

IV

executar outras tarefas afins ou julgadas de sua alçada. TlTULO II Da Execução das Atividades de Administração Geral

Art. 13

A Divisão de Apoio Administrativo, órgão de coordenação e controle, diretamente subordinado à superintendência, coirpete:

I

dirigir, coordenar e controlar a execução das competências das unidades orgânicas que lhe são diretamente subordinadas;

II

propor o planejamento fundamental da Divisão;

III

executar atividades de implantação, operação e manutenção dos sistemas administrativos e gerenciais;

IV

manter articulação com as demais unidades orgânicas do ArPDF.

Art. 14

A Seção de Documentação e Comunicação Administrativa, unidade orgânica executora de atividades administrativas, diretamente subordinada à Divisão de apoio Administrativo, compete:

I

autuar, receber e distribuir processos;

II

controlar a tramitação de processos e outros documentos;

III

prestar informações sobre a tramitação de processos e outros documentos;

IV

atestar prestação de serviços telefônicos;

V

registrar e arquivar correspondência expedida e recebida;

VI

promover a publicação de despachos decisões e outros atos, quando necessários;

VII

executar serviços de mecanografia;

VIII

executar outras atividades afins ou das de sua alçada.

Art. 15

A Seção de Recursos Materiais e manutenção, unidade orgânica executora de atividades administrativas, diretamente subordinada à Divisão de Apoio Administrativo, compete:

I

manter registro de fornecedores;

II

instruir processos de liquidação de fornecimento de material, execução de obras e serviços, bem como da aplicação de penalidades por inadimplência;

III

realizar licitações;

IV

conferir, examinar, receber e armazenar o material adquirido;

V

manter controle físico do material estocado;

VI

inventariar bens imóveis e móveis do ArPDF;

VII

fiscalizar a utilização dos bens patrimoniais;

VIII

promover a nanutenção de bens móveis e imóveis;

IX

orientar e controlar a utilização e manutenção de veículos;

X

adotar providências relativas à portaria e vigilância do ArPDF ;

XI

executar outras atividades afins ou julgadas de sua alçada.

Art. 16

A Seção de Administração de pessoal, unidade orgânica executora de atividades administrativas, diretamente subordinada à Divisão de Apoio Administrativo, compete:

I

manter e controlar o registro dos servidores;

II

providenciar os atos necessários à admissão, demissão, designação e dispensa de servidores;

III

manter e controlar o registro financeiro dos servidores;

IV

adotar as medidas relativas a efetuação do pagamento dos direitos dos servidores;

V

efetuar e controlar os descontos e recolhimentos dos descontos obrigatórios ou autorizados pelos servidores;

VI

apurar a frequência dos servidores;

VII

expedir declarações e certidões requeridas e autorizadas;

VIII

prestar informações a respeito dos direitos e deveres dos servidores;

IX

controlar as férias, afastamento e licenças dos servidores;

X

manter controle sobre as tabelas de pessoai do ArPDF e prestar as informações que se fizerem necessárias a respeito;

XI

executar outras atividades afins ou julgadas de sua alçada.

Art. 17

A Seção de Orçamento e Finanças, unidade orgânica executora de atividades administrativas, diretamente subordinada à Divisão de Apoio Administrativo, compete:

I

registrar e movimentar os créditos orçamentários;

II

realizar e controlar a execução orçamentária, bem como propor as alterações que se fizerem necessárias ao orçamento;

III

emitir empenhos e outros documentos, bem como promover suas retificações e anulações quando necessárias;

IV

adotar as providências relativas a liquidação da despesa;

V

efetuar pagamentos e recolhimentos devidos;

VI

contabilizar os atos e fatos da gestão orçamentária, financeira e patrimonial do ArPDF;

VII

elaborar balancetes e demonstrativos orçamentários, financeiros e patrimoniais;

VIII

efetuar controle sobre as disponibilidades financeiras do ArPDF;

IX

executar outras atividades afins ou julgadas de sua alçada.

Título III

Das Atribuições do Superintendente do Arquivo Público do Distrito Federal e das demais Funções do Grupo Direção e Assessoramento Superiores.

Capítulo I

Das Atribuições do Superintendente

Art. 18

Ao Superintendente do ArPDF, cabe o desempenho das seguintes atribuições:

I

dirigir, coordenar e controlar a execução das atividades das unidades orgânicas do ArPDF;

II

despachar com o Secretário de Educação e Cultura;

III

baixar normas específicas de acordo com as competências do ArPDF;

IV

celebrar contratos, acordos ou convênios;

V

propor à Secretaria de Educação e Cultura a Programação Anual e Plurianual do ArPDF;

VI

propor alterações das tabelas de pessoal do ArPDF;

VII

admitir, dispensar e demitir pessoal sob regime da Consolidação das Leis do Trabalho;

VIII

designar, nomear, dispensar e exonerar ocupantes e substitutos de funções de confiança e cargos de níveis superior e intermediário;

IX

exercer o poder disciplinar na esfera de sua competência;

X

determinar a instauração de processos administrativos;

XI

assessorar o Secretário de Educação e Cultura em assuntos relativos à arquivologia;

XII

baixar normas internas de Administração Geral;

XIII

autorizar a concessão de suprimentos de fundos, obedecida a legislação expedida pelos órgãos sistêmicos centrais;

XIV

autorizar a realização de despesas;

XV

assinar, com o diretor da Divisão de Apoio Administrativo, cheques para pagamentos, bem como outros documentos necessários à movimentação de contas e ordens bancárias;

XVI

submeter a apreciação do Secretário de Educação e Cultura a proposta orçamentária os pedidos de créditos adicionais e o plano de aplicação de recursos;

XVII

autorizar a realização de licitações e dispensá-las nos casos previstos na legislação;

XVIII

autorizar a aplicação de penalidades a fornecedores nos casos previstos na legislação;

XIX

designar membros de comissões e de grupos de trabalho;

XX

delegar competências e constituir mandatários;

XXI

zelar pela fiel observância e execução do presente regimento;

XXII

executar outras atividades afins ou julgadas de sua alçada.

Capítulo II

Das Atribuições das Funções de Confiança do Grupo de Direção e Assessoramento Superiores.

Art. 19

Aos Gerentes da Gerência de Arquivo Permanente, da Gerência de Pesquisa e da Gerência Cultural e Técnica, cabe o desempenho das seguintes atribuições:

I

dirigir, coordenar e controlar a execução de atividades específicas das unidades orgãnicas de suas áreas de competência;

II

assessorar o Superintendente em assuntos de suas áreas de competência;

III

sugerir ao Superintendente a designação e dispensa de servidores;

IV

exercer o poder disciplinar na esfera de suas competências;

V

propor ao Superintendente o planejamento fundamental anual de suas áreas de competência;

VI

elaborar relatório das atividades de suas unidades;

VII

propor, coordenar, avaliar e controlar os programas e projetos desenvolvidos nas suas áreas de atuação;

VIII

controlar a eficiência dos procedimentos, técnicos adotados nas suas unidades orgânicas;

IX

opinar sobre as medidas a serem adotadas para aperfeiçoamento do pessoal;

X

executar outras atividades afins ou julgadas de sua alçada.

Art. 20

Ao Chefe da Divisão de Apoio Administrativo cabe o desempenho das seguintes atribuições:

I

dirigir, coordenar e controlar a execução de atividades específicas das unidades orgânicas de suas áreas de competência;

II

assessorar o Superintendente em assuntos de suas áreas de competência;

III

sugerir a designação e dispensa de servidores;

IV

assinar conjuntamente com o Superintendente do ArPDF, os cheques e ordens bancárias para pagamentos ou movimentação de contas;

V

assinar conjuntamente com o Chefe do Núcleo de Orçamento e Finanças, balancetes e demonstrativos contábeis e financeiros do ArPDF;

VI

assinar prestações de contas do ArPDF;

VII

propor ao Superintendente o planejamento anual de suas áreas de competência;

VIII

elaborar relatório das atividades de suas unidades;

IX

propor a aplicação de penalidades a fornecedores inadimplentes;

X

assinar Carteira Profissional de Trabalho e Contrato Individual de Trabalho;

XI

instruir pedido de requisição e remoção de servidores.

Art. 21

Aos Assessores cabe o desempenho das seguintes atribuições:

I

assessorar o Superintendente no desempenho de suas atribuições;

II

analisar e fornecer informações relacionaidas com as atividades do ArPDF;

III

elaborar ou analisar minutas de Decretos, Portarias, Ordens de Serviços, convênios, acordos, contratos, relatórios e exposições de motivos de interesse do ArPDF;

IV

realizar estudos técnicos e emitir pareceres;

V

assistir o Superintendente em assuntos que lhes forem submetidos;

VI

executar outras atividades que lhes forem atribuídas pelo Superintendente.

Capítulo III

Das Atribuições dos Ocupantes de Funções do Grupo Direção e Assistência Intermediárias e Empregos Permanentes.

Art. 22

Aos Assistentes cabe o desempenho das seguintes atribuições:

I

assistir a Chefia no desempenho de suas atribuições;

II

estudar e sugerir formas de simplificação de métodos e processos de trabalhos;

III

participar da elaboração da programação da respectiva unidade;

IV

colaborar na orientação técnica das atividades a serem desenvolvidas pela unidade;

V

controlar a qualidade e eficácia das atividades desenvolvidas pela unidade;

VI

executar outras atividades que lhes forem atribuídas.

Art. 23

Ao Encarregado de Reprografia, diretamente subordinado ao Núcleo de Imagem e Som, cabe desempenhar atividades definidas pela chefia imediata.

Art. 24

Aos demais servidores do ArPDF cabe o desempenho das seguintes atribuições:

I

zelar pelo cumprimento do regime disciplinar;

II

cumprir os seus deveres e as ordens dos superiores hierárquicos;

III

zelar pela conservação e perfeita utilização dos bens do ArPDF;

IV

sugerir ao Chefe imediato medidas que julgarem úteis à consecução dos fins do ArPDF e ao aperfeiçoamento dos respectivos serviços.

Capítulo IV

Das Atribuições Genéricas.

Art. 25

A todos os ocupantes de funções de direção e chefia, cabe o desempenho das seguintes atribuições :

I

dirigir as respectivas unidades, observadas as competências especificadas no presente Regimento;

II

programar as atividades da unidade;

III

zelar pela manutenção, conservação, limpeza de móveis, máquinas, equipamentos e pendências sob sua responsabilidade;

IV

proferir despachos interlocutórios;

V

assinar os expedientes e demais atos relativos às atividades da unidade;

VI

adotar ou sugerir medidas adequadas à boa execução dos serviços;

VII

orientar os subordinados na execução de suas tarefas;

VIII

zelar pelo regime disciplinar.

Título IV

Das Disposições Gerais

Art. 26

O Arquivo Público do Distrito Federal-ArPDF, poderá contratar ou acordar a execução de suas competências com órgãos públicos ou privados, desde que tal procedimento seja recomendado por carências de recursos humanos, materiais e técnicos do ArPDF.

Art. 27

As atividades do ArPDF relacionadas com pessoal, material, patrimônio, transporte, orçamento, finanças, documentação e comunicação administrativa, são as constantes deste Regimento e se regerão pelas orientações normativas emanadas dos órgãos centrais dos respectivos sistemas.

Art. 28

O Superintendente do Arquivo Público do Distrito Federal, em seus impedimentos, será substituído por servidor por ele indicado e designado pelo Secretário de Educação e Cultura.

Art. 29

Os titulares de funções de direção e chefia, em seus impedimentos eventuais, serão substituídos por servidores por ele indicados e designados pelo Superintedente do ArPDF.

Art. 30

A subordinação hierárquica dos órgão do Arquivo define-se na posição de cada um deles na estrutura administrativa e pelo enunciado de suas respectivas competências.

Art. 31

As dúvidas surgidas na interpretação deste Regimento serão dirimidas pelo Secretário de Educação e Cultura.

EURIDES BRITO DA SILVA SECRETARIA DE EDUCAÇÃO E CULTURA