Decreto do Distrito Federal nº 2858 de 18 de Março de 1975
Dispõe sobre a guarda e eliminação de documentos oficiais do Distrito Federal e dá outras providências.
O GOVERNADOR DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições que lhe confere o artigo 20 inciso II, da Lei n° 3.751, de 13 de abril de 1960,
DECRETA:
Publicado por Governo do Distrito Federal
As atividades relacionadas com a guarda e eliminação de documentos oficiais do Distrito Federal serão executadas de acordo com o disposto neste Decreto.
Considera-se documento oficial para os efeitos deste Decreto, todo e qualquer documento arquivado pelos órgãos da Administração Direta do Governo do Distrito Federal.
DA GUARDA DE TOS DOCUMENTO
originais de Decretos, Portarias, Ordens de Serviços, Decisões, Pareceres Normativos e demais documentos da mesma natureza;
processos de prestação de contas.
Parágrafo 1° - Para os efeitos deste Decreto, são considerados históricos, dentre outros, os seguintes documentos:
os documentos que autorizaram a edificação de prédios ou monumentos considerados património histórico do Distrito Federal;
documentos que deram ou vieram a dar origem à criação de órgãos ou entidades da Administração do Distrito Federal;
documentos relacionados com o traçado urbanístico e arquitetônico do Plano Piloto e Cidades Satélites do Distrito Federal;
cópias de Decretos de nomeação dos Prefeitos, Governadores, Secretários de Estado e dirigentes das entidades da Administração Indireta do Distrito Federal;
outros documentos que por suas características e a critério da autoridade competente vierem a ser considerados históricos.
Parágrafo 2° - Fica a Secretaria de Administração responsável pela organização e manutenção de um arquivo de documentos históricos.
processos de baixa de inscrição, em cpe o requerente está em débito com o Governo do Distrito Federal.
Os documentos não abrangidos petos artigos 3° e 4°, deste Decreto, serão arquivados pelo prazo de 2 (dois) a 5 (cinco) anos, de acordo com a regulamentação a ser baixada pela Secretaria de Administração.
Os documentos que, por exigência legal, são renovados anualmente serão guardados pelo prazo máximo de 2-(dois) anos, a partir do seu arquivamento.
Os prazos de guarda dos processos e documentos serão contados a partir da data do despacho para arquivamento exarado pela autoridade compétente.
Os documentos específicos de cada órgão de que trata o presente Decreto, passíveis de eliminação, deverão ser relacionados, de acordo com sua natureza e remetidos ao Arquivo Central da Secretaria de Administração, com prazo previsto para eliminação.
Os órgãos setoriais de Documentação e Comunicação da Administração Direta do Governo do Distrito Federal poderão guardar, pelo prazo máximo de 3 (três) anos, os processoae documentos,que possam ser obJeto de consultas constantes.
- Decorrido o prazo previsto neste, artigo, os processos e documentos deverão ser encaminhados ao Arquivo Central da Secretaria de Administração.
DA ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
A eliminação de todo e qualquer documento na Administração Direta do Distrito Federal é de competência exclusiva da Coordenação do Sistema de Documentação e Comunicação Administrativa da Secretaria de Administração.
Os documentos eliminados serão inutilizados por destruição mecânica o processo adequado que assegure a sua total descaracterização.
Parágrafo 1° - A descaracterização dos documentos eliminados será feita sob a orientação, fiscalização e responsabilidade direta do órgão competente da Secretaria de Administração.
Parágrafo 2° - Caberá à Secretaria de Administração a alienação ou incineração dos documentos eliminados e descaracterizados.
Os documentos oficiais referidos nos artigos 3°, 4°, e 5° poderão ser eliminados, desde que previamente microfilmados e após a lavratura de termo próprio, de acordo com o que dispõe a Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968, e o Decreto n° 64.398, de 24 de abril de 1969.
- Os documentos oficiais de valor histórico referidos no Parágrafo 1° do art. 3° não poderão ser eliminados sob nenhuma hipótese sendo, entretanto, permitida sua microfilmagem.
Os casos omissos ou as dúvidas surgidas na execução deste Decreto serão resolvidos pela comissão a que se refere o artigo 11 e, em última instância, pelo Secretário de Administração.
Este Decreto integra o Livro IV da Consolidação das Normas de Organização Administrativa do Distrito Federal, de acordo com o artigo 5° do Decreto n° 1.891, de 21 de dezembro de 1971.
O presente Decreto entrará em vigor, na data de sua publicação, revogado o Decreto n° 2.245, de 24 de abril de 1973;