Decreto do Distrito Federal nº 39443 de 08 de Novembro de 2018
Dispõe sobre normas, procedimentos e critérios de observância obrigatória na contratação e realização de eventos pelos órgãos e entidades do Distrito Federal e dá outras providências.
O GOVERNADOR DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições que lhe confere o art. 100, incisos VII e XXVI, da Lei Orgânica do Distrito Federal, DECRETA:
Publicado por Governo do Distrito Federal
Brasília, 08 de novembro de 2018
Ficam estabelecidas normas, procedimentos e critérios de observância obrigatória nas contratações de empresas especializadas na prestação de serviços de organização e realização de eventos pelos órgãos e entidades do Distrito Federal, conforme definido pelo Caderno Técnico de Eventos a ser disponibilizado no sítio eletrônico da Secretaria de Estado de Planejamento, Orçamento e Gestão - SEPLAG.
Este Decreto tem como objetivo orientar e definir a realização dos eventos sob a responsabilidade dos órgãos e entidades integrantes da Administração Pública direta e indireta, com exceção das empresas públicas, as quais são regidas pela Lei Federal nº 13.303, de 30 de junho de 2016 e pelo Decreto nº 37.967, de 20 de janeiro de 2017, do Governo do Distrito Federal.
Capítulo I
DO COMITÊ DE EVENTOS
Fica determinada a criação do Comitê de Eventos para cada órgão ou entidade do Distrito Federal, a ser regulamentado por portaria específica de cada unidade promotora de eventos, com a finalidade de deliberar sobre a autorização prévia dos serviços listados no calendário anual, visando garantir o equilíbrio orçamentário e financeiro para a realização das respectivas contratações no âmbito do Poder Executivo do Distrito Federal.
O órgão ou entidade que possuir outros órgãos subordinados a sua estrutura poderá instituir comitê geral, que substituirá a criação de comitês de eventos específicos para cada unidade promotora de eventos.
Os órgãos e entidades do Distrito Federal terão o prazo máximo de 120 dias para instituir os Comitês de que trata o caput deste artigo, contados a partir da entrada em vigor deste Decreto.
É competência do Comitê de Eventos a aprovação dos eventos propostos pelas unidades administrativas do Poder Executivo do Distrito Federal.
A aprovação dos eventos propostos pelas unidades administrativas do Poder Executivo do Distrito Federal ocorrerá nas reuniões periódicas do Comitê de Eventos ou ad referendum.
As unidades técnicas responsáveis pelo evento devem registrar no Plano Anual de Compras e Contratações (PACC) os eventos previstos, elaborar os calendários anuais de eventos e publicá-los no sítio eletrônico institucional do órgão ou entidade, até a data de 31 de dezembro do ano em que for aprovado o ato.
O registro dos eventos no PACC, por meio do Sistema e-ComprasDF, subsidiará a análise prévia do Comitê de Eventos e permitirá sua autorização no módulo de Formulário para Aprovação da Realização do Evento, a ser definido e disponibilizado pela Secretaria de Estado de Planejamento, Orçamento e Gestão - SEPLAG, com as seguintes informações:
Além das informações estabelecidas no § 2º deste artigo, a unidade demandante deverá anexar o Termo de Referência aprovado pela autoridade competente no Formulário para Aprovação da Realização do Evento, para fins de acompanhamento e controle governamental, para garantir a transparência e a lisura nas contratações.
Caso haja a necessidade, serão permitidas retificações no Formulário para Aprovação da Realização do Evento.
Capítulo II
DAS ATRIBUIÇÕES
Serão consideradas unidades demandantes os órgãos e entidades do Poder Executivo do Distrito Federal que propuserem eventos, ficando os mesmos responsáveis pela execução destes.
registrar no PACC do exercício correspondente a relação dos eventos a serem executados no ano subsequente, em cumprimento ao disposto nos artigos 12, 14 e 15 do Decreto Distrital nº 35.592, de 2 de julho de 2014, e os incisos I e II do artigo 2º do Decreto nº 37.729, de 26 de outubro de 2016;
encaminhar à Secretaria de Estado de Comunicação a relação de eventos abertos previstos para fins de maior publicização;
encaminhar às Subsecretaria de Administração Geral (SUAG) ou unidade técnica correspondente o custo anual estimado dos eventos, acompanhado das informações quanto à origem do crédito orçamentário.
emitir Ordem de Serviço à contratada, atestar e encaminhar a Nota Fiscal para o pagamento, utilizando exclusivamente o Sistema e-ContratosDF;
As unidades demandantes deverão registrar no e-ComprasDF, até 31 de dezembro de cada ano, os eventos constantes no seu calendário, referente ao ano subsequente.
A equipe de fiscalização deverá observar o disposto no Decreto nº 32.598, de 15 de dezembro de 2010 e demais legislação correlata.
O Fiscal/Executor é responsável pelo atesto da Nota Fiscal e ainda pela operacionalização do Formulário para Aprovação da Realização do Evento junto ao Comitê de Eventos no e-ComprasDF.
São competências específicas do Fiscal/Executor de evento, sem prejuízo das demais atribuições legais:
emitir Ordem de Serviço (OS), que deve ser devidamente assinada eletronicamente pelo Fiscal/Executor de evento;
prestar contas da realização do evento, conforme Check List constante no Caderno Técnico de Eventos - Relatório de Avaliação Pós-Evento, em até 05 dias úteis após sua execução;
atestar a Nota Fiscal e enviar à unidade técnica competente para providências de pagamento, por meio do Sistema e-ContratosDF.
Capítulo III
DAS FASES DA TRAMITAÇÃO
autuação do processo pela unidade administrativa interessada para cada demanda/evento, de acordo com sua classificação, que poderá ser de pequeno, médio ou grande porte, segundo os critérios estabelecidos pelo órgão/entidade demandante.
cadastramento do Formulário para Aprovação da Realização do Evento, do sistema e-ComprasDF, com Termo de Referência devidamente aprovado pela autoridade competente, bem como a composição da infraestrutura necessária para a realização do evento, com antecedência mínima em relação ao início da execução do evento de:
realização de procedimento licitatório e consequente formalização da Ata de Registro de Preços e/ou Nota de Empenho/Contrato por meio de ata já registrada;
emissão da Ordem de Serviço (OS) pela unidade demandante devidamente assinada pelo Fiscal/Executor;
prestação de contas pelo Fiscal/Executor da realização do evento - conforme Check List constante no Relatório de Avaliação Pós-Evento, bem como das Informações Exigidas para Comprovação da Prestação do Serviço de Apoio a Eventos, ambos do Caderno Técnico de Eventos.
Os prazos estipulados nas alíneas "a", "b" e "c" do inciso II deste artigo poderão ser excetuados, desde que haja autorização expressa do Comitê responsável pelo evento.
Capítulo IV
DA EXECUÇÃO DO EVENTO
realizar análise prévia da conformidade dos itens demandados em relação aos itens licitados, após a homologação do regular procedimento licitatório, celebração da Ata de Registro de Preços, se for o caso, e emissão da Nota de Empenho/Contrato;
definir nos casos de locação específica a melhor entre as 3 (três) propostas equivalentes do local para realização do evento e propostas de preços finais apresentadas pela empresa contratada, sempre respeitando os princípios que regem a Administração Pública;
efetuar registro de conformidade da proposta e adequá-la, quando necessário, dentro dos limites estabelecidos no Edital e no Contrato, procedendo também à alteração de seu Formulário para Aprovação da Realização do Evento no e-Compras e incluí-lo ao Processo Eletrônico;
observar que a composição da infraestrutura necessária para a realização do evento deverá ser feita exclusivamente com base na relação dos itens apurados no Edital, Ata de Registro de Preços, se for o caso, e Nota de Empenho/Contrato.
Capítulo V
DAS OBRIGAÇÕES DO CONTRATANTE E DA CONTRATADA
cadastrar a estrutura do evento no e-ComprasDF, com devido preenchimento do Formulário para Aprovação da Realização do evento;
prestar informações e esclarecimentos que venham a ser solicitados pela contratada durante as ações precursoras à apresentação da proposta de serviços;
proporcionar todas as facilidades para que a contratada possa desempenhar seus serviços dentro das normas estabelecidas no Contrato;
acompanhar e fiscalizar a execução do contrato, por intermédio de servidores designados como Fiscal/Executor no âmbito da Unidade, nos termos do artigo 67, da Lei nº. 8.666, de 21 de junho de 1993, exigindo seu fiel e total cumprimento;
registrar ocorrência de execução dos eventos autorizados, atestados e anexá-la aos autos, bem como justificar qualquer diferença de valor referente à Proposta de Serviço apresentada pela contratada e a Nota Fiscal para pagamento;
proceder com o atesto na Nota Fiscal, bem como a indicação de glosa, caso algum serviço ou material não tenha sido prestado ou fornecido conforme a Proposta de Serviço previamente aprovada pela Unidade Demandante.
informar à SUAG, ou unidade técnica equivalente gestora do contrato, qualquer descumprimento das condições e obrigações pela contratada na execução dos serviços autorizados;
manter arquivo digital de todos os documentos comprobatórios da realização do evento para posterior prestação de contas aos órgãos de controle;
comunicar ao órgão/entidade demandante e Controladoria-Geral do Distrito Federal (CGDF) toda e qualquer irregularidade ocorrida ou observada na execução dos serviços.
apresentar, após a realização do evento, toda documentação necessáriapara análise do demandante, tais como certidões e documentos fiscais em conformidade com a Ordem de Serviço;
responsabilizar-se pelos profissionais devidamente capacitados e qualificados, necessários à perfeita execução dos serviços, cabendo-lhes todos os pagamentos, inclusive dos encargos sociais, trabalhistas, previdenciários e fiscais, impostos, taxas alimentação e locomoção, previstos na legislação vigente, em decorrência de sua condição de empregadora, sem qualquer ônus adicional para o órgão/entidade demandante;
designar preposto a quem a fiscalização se reportará de forma ágil, bem como organizar e coordenar os serviços contratados.
Capítulo VI
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS
130º da República e 59º de Brasília RODRIGO ROLLEMBERG