Resolução OAB nº 1 de 12 de Novembro de 2024
Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema da Ordem dos Advogados do Brasil.
A SEGUNDA CÂMARA DO CONSELHO FEDERAL DA ORDEM DOS ADVOGADOS DO BRASIL, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 89, II, do Regulamento Geral do Estatuto da Advocacia e da Ordem dos Advogados do Brasil (Lei 8.906/1994) e observando a deliberação tomada na Proposição n. 49.0000.2024.011000-5/SCA, CONSIDERANDO a necessidade de otimização de espaços físicos no âmbito do Sistema da Ordem dos Advogados do Brasil e de redução do gasto para a guarda e manutenção do acervo arquivístico; CONSIDERANDO a racionalização da eliminação dos autos físicos digitalizados e convertidos em processo eletrônico, compatibilizando-o com o princípio constitucional da economicidade, em face do volume e dos elevados custos de manutenção da guarda dos processos físicos; CONSIDERANDO a necessidade de assegurar a autenticidade, a integridade, a segurança, a preservação e o acesso de longo prazo dos documentos e processos em face das ameaças de degradação física e de rápida obsolescência tecnológica de hardware, software e formatos; CONSIDERANDO a necessidade de regulamentar a eliminação de documentos no âmbito dos processos disciplinares do Sistema da Ordem dos Advogados do Brasil; CONSIDERANDO as peculiaridades da política de gestão documental no âmbito do Sistema da Ordem dos Advogados do Brasil; CONSIDERANDO que a gestão documental no âmbito do Sistema da Ordem dos Advogados do Brasil deve possibilitar o integral exercício de direitos, a preservação das informações necessárias às partes, com o descarte da documentação que não mais se apresente necessária e a preservação do patrimônio histórico e cultural, de forma racional, acessível e segura, RESOLVE:
Publicado por Conselho Federal da OAB
Brasília, 12 de novembro de 2024.
Fica autorizada a eliminação dos processos éticos-disciplinares físicos que foram digitalizados e inseridos no Sistema de Gestão Documental - SGD ou no sistema de tramitação utilizado pela Seccional, decorrido o prazo de 10 (dez) anos ou mais a partir do trânsito em julgado.
documento digital: informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional, podendo ser nato-digital ou digitalizado;
documento digitalizado: representante digital resultante do procedimento de digitalização do documento físico associado aos seus metadados;
O documento cuja digitalização seja tecnicamente inviável devido ao grande volume, tamanho, formato ou por ilegibilidade, deverá permanecer na secretaria da unidade processante, com o registro cabível em certidão padronizada inserida no processo eletrônico, garantindo-se amplo acesso ao seu conteúdo.
A eliminação do processo físico digitalizado correspondente deverá ser certificada no processo ético-disciplinar correspondente.
A eliminação do processo físico digitalizado será efetuada por meio de fragmentação manual ou mecânica, pulverização, desmagnetização ou reformatação, com garantia de que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida.
A eliminação dos documentos deverá, obrigatoriamente, ocorrer com a supervisão de responsável designado para acompanhar o procedimento.
A escolha do procedimento a ser adotado para a descaracterização dos documentos deverá observar as normas legais em vigor em relação à preservação do meio ambiente e da sustentabilidade.
Os casos omissos decorrentes da aplicação desta Resolução serão resolvidos pela Presidência do Conselho respectivo.
MILENA DA GAMA FERNANDES CANTO Presidente STALYN PANIAGO PEREIRA Relator