Assistente em Administração - 2013

Hierarquia é sinônimo de cadeia de comando. O poder de dirigir desce de cada nível para o imediatamente inferior, que tem a obrigação de obedecer.

Na organização de linha e assessoria, as unidades de assessoria prestam serviços às unidades de linha e vice-versa.

As linhas que ligam os retângulos mostram também a interdependência entre eles. O sistema de comunicações de uma estrutura organizacional fornece a interligação das unidades ou blocos de trabalho e possibilita sua ação coordenada.

Na organização de linha não há nenhuma interferência entre cada nível hierárquico e o nível hierárquico inferior.

As unidades de trabalho, que em muitas organizações tem papel de assessoria, são a comunicação social e a área jurídica.

Os papéis orientados para a realização da atividade são comportamentos que contribuem para as pessoas trabalharem como um grupo.

Há quatro tipos de papéis ou comportamentos no trabalho em grupo.

Papéis disfuncionais devem ser evitados, porque têm o efeito de destruir o grupo ou, pelo menos, reduzir sua eficiência.

Agredir, impedir os colegas de trabalho de participarem ou ironizar opiniões alheias são exemplos de comportamentos orientados para a manutenção do grupo.

Quem desempenha um papel de manutenção está preocupado com a eficiência do processo e não com a eficácia na realização dos objetivos. Esse é um exemplo de comportamento orientado para a realização da atividade.

As características básicas que distinguem os arquivos são três.

Uma das características básicas que distingue os arquivos é a origem no curso de suas atividades. Os documentos devem servir de prova de transações realizadas.

Uma das características básicas que distingue os arquivos é a classificação de documentos por assunto.

Uma das características básicas que distingue os arquivos é o caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto.

Uma das características básicas que distingue os arquivos é a exclusividade de criação e recepção por repartição, firma ou instituição.

Segundo a necessidade de sigilo e quanto à extensão do meio em que pode circular, são quatro os graus de sigilo e as suas correspondentes categorias: ultrassecreto, secreto, confidencial e sigiloso.

Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos.

Consideram-se sigilosos os documentos que devem ser de conhecimento restrito.

A classificação de ultrassecreto é dada aos assuntos que requerem excepcional grau de segurança e cujo teor ou características só devem ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.

A classificação de ostensivo é dada aos documentos cuja divulgação não prejudica a administração.

O termo arquivo também pode designar conjunto de documentos local onde o acervo documental será conservado e títulos de coleções, devido à influência portuguesa.

Arquivo pode ser órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de classificar e doar determinada documentação.

Arquivos podem ser classificados, dentre outras características, segundo a extensão de sua atuação e a cronologia dos documentos.

Arquivo pode ser o imóvel que serve para a guarda de documentos.

Arquivos podem ser classificados, dentre outras características, segundo as entidades mantenedoras e os estágios de sua evolução.

O desenvolvimento de uma equipe é um processo de aprimorar as competências dos integrantes de um grupo, com a finalidade de torná-los um grupo de alto desempenho.

Fatores como percepção, desafio e afinidade com os colegas contribuem para a clareza de objetivos.

A principal característica de uma equipe eficaz é a sinergia, a capacidade de seus integrantes trabalharem coletivamente, produzindo um resultado maior que a simples soma de suas contribuições individuais.

Um grupo de alto desempenho também tem como características a clareza de objetivos, a coesão, a organização e a comunicação, chamadas de fatores críticos de desempenho.

Em uma equipe coesa, os integrantes percebem-se como partes do mesmo conjunto de pessoas e têm interesse em continuar assim.

Os membros não conseguem ou não querem trocar informações relevantes.

Cada um dos membros trabalha para si, mas também pode ocorrer de a equipe tornar-se refratária a ideias alheias.

Pode ocorrer uma conformidade social, ou seja, os membros concordam automaticamente com uma proposição, se percebem que um colega já concordou.

Os membros dividem e coordenam tarefas.

Os membros acham-se melhores que seus chefes e se rebelam contra eles.

Linguagem corporal transmite significados, sendo o principal meio de comunicação nas relações interpessoais.

O feedback significa retroalimentação, o retorno da informação para o emissor e, em seguida, o retorno da informação para o receptor.

A comunicação para baixo geralmente tem caráter diretivo. Ela vai dos níveis superiores para os níveis inferiores da hierarquia.

O processo de comunicação é sujeito a interferências, que são apenas a desatenção por parte do receptor e as dificuldades de expressão por parte do emissor.

A capacidade de ouvir eficazmente não é relevante ao cotidiano de trabalho nas organizações.

Os obstáculos à eficácia da comunicação no destinatário são a falta de sistema comum de códigos e falta de feedback.

Da qualidade do processo de comunicação depende a eficácia das relações interpessoais nas organizações.

Há duas formas de comunicação: oral e escrita. Uma e outra podem ser auxiliadas por recursos visuais, como gráficos, fotografias, mapas ou objetos.

O processo de comunicação sempre envolve uma fonte que transmite uma mensagem, por algum meio, para um destinatário.

A competência na comunicação oral não significa automaticamente competência na comunicação escrita.