Assistente em Administração - 2017

Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e de operações técnicas referentes, apenas, ao arquivamento em fase corrente e intermediária, visando ao recolhimento desses documentos para guarda permanente.

Consideram-se arquivos os conjuntos de documentos, independentemente de sua natureza ou de seu suporte, produzidos e recebidos por órgãos públicos, por instituições de caráter público, por entidades privadas e por pessoas físicas em decorrência do exercício de atividades específicas.

A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada sempre que o setor que a produziu considerar pertinente, levando-se em conta a falta de espaço para arquivamento de documentos.

Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos exclusivamente por pessoas físicas, em decorrência de suas atividades.

Ao Arquivo Nacional não compete a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, nem a preservação e a garantia de acesso aos documentos sob sua guarda, nem o acompanhamento e a implementação da política nacional de arquivos.

Os arquivos correntes, intermediários e permanentes correspondem, respectivamente, às três fases da teoria das três idades.

O arquivo de primeira idade também pode ser nomeado intermediário.

O arquivo de segunda idade é constituído de documentos em curso ou consultados frequentemente.

O arquivo intermediário é constituído apenas por documentos que possuem valor histórico.

A permanência dos documentos, tanto nos arquivos intermediários, quanto nos arquivos permanentes, é transitória.

A aquisição corresponde aos procedimentos relacionados à manutenção do maior rigor possível na produção dos documentos de arquivo, abrangendo definição de normas, de conteúdos, de modelos, de formatos e de trâmites.

A criação/produção corresponde à entrada de documentos nos arquivos corrente, intermediário e permanente, e refere-se ao arquivamento corrente e aos procedimentos de transferência e de recolhimento de acervo.

A descrição é uma ação que perpassa todo o ciclo de vida do documento, e seus elementos devem ser adequados a cada uma das suas fases, à unidade documental a qual se refere e às necessidades do usuário.

A classificação de documentos é feita a partir de critérios preestabelecidos, da definição dos prazos de guarda e da destinação da documentação arquivística de uma dada instituição.

A avaliação de documentos refere-se à manutenção da integridade física ou lógica desses, ao longo do tempo, e também às tecnologias que permitem seu processamento e sua recuperação.

Ao agrupar os documentos públicos de acordo com sua função deve-se partir do maior agrupamento para o menor agrupamento de documentos.

Na classificação por assunto, a estrutura orgânica fornece a base para grandes agrupamentos de documentos. Esses agrupamentos estão refletidos no próprio esquema de classificação ou na descentralização física dos documentos.

Na elaboração de esquemas de classificação para documentos públicos deve-se aplicar um grande esquema geral de cabeçalhos de assuntos.

Os documentos, uma vez agrupados por atividades, não podem ser agrupados de acordo sua função.

Há três elementos principais a serem considerados na classificação de documentos públicos: a ação a que os documentos se referem, a estrutura do órgão que os produz e o assunto dos documentos.

O suporte óptico possui uma diferença fundamental em relação às demais mídias pois permite a gravação da informação diversas vezes, seja no processo de fabricação ou na gravação por gravador de CD’s. Apenas o CD-RW e o DVD-RW não permitem regravações de informações.

O suporte magnético tem como princípio básico de funcionamento o magnetismo, ou seja, nesse tipo de suporte, a informação armazenada é formada por cargas positivas e negativas que representam os dígitos binários. Uma das características principais desse suporte é que a informação gravada não pode ser modificada.

A preservação da informação arquivística governamental, produzida e utilizada para a administração do Brasil, requer que os riscos de sua deterioração sejam considerados antecipadamente, já que não há necessidade de que os documentos sejam preservados, de forma contínua e a longo prazo.

As mídias digitais são afetadas por diversas variáveis que influenciam diretamente sua durabilidade e sua confiabilidade. As varáveis que mais as afetam são: a temperatura, a umidade relativa do ar, o tempo de uso, a qualidade dos materiais que constituem a mídia, os campos magnéticos, a manipulação e a poluição.

O projeto de preservação digital possibilita a recuperação imediata de informação, uma vez que os sistemas de backup utilizados permitem recuperar informações pertencentes a um sistema informatizado, que ainda está em uso, assim como recuperar informações de sistemas que já deixaram de existir.

O termo “Parágrafo único” (linha 8) deveria ter sido grafado como “§ único”.

O texto da portaria segue a formatação estabelecida no Manual de Redação da Presidência da República (2002) para os documentos do padrão ofício.

O parágrafo inicial da portaria (linhas 1 a 3) é denominado ementa.

O título da portaria deveria estar alinhado à esquerda.

O termo “Art. 1” (linha 4) deveria ter sido grafado com algarismo ordinal, ou seja, “Art. 1° ”.

3, 1, 2, 3, 2, 3.

2, 3, 2, 1, 3, 1.

1, 1, 2, 2, 3, 3.

3, 1, 3, 1, 2, 2.

2, 2, 3, 2, 3, 1.

F, V, V, F.

V, F, V, V.

F, V, F, F.

V, F, F, V.

V, V, V, V.

norma de execução.

resolução.

ordem de serviço.

mensagem.

portaria.