Artigo 56 do Decreto Estadual do Rio Grande do Sul nº 67 de 14 de Agosto de 1948

Na correspondência oficial será observado o seguinte: 1) - Os documentos sigilosos bem como os seus invólucros, devem trazer, em cada página, em lugar bem visível, com caracteres grandes a tinta vermelha, a designação correspondente; serão catalogadas pelos comandantes de corpos e chefes de repartições e estabelecimentos e pelo Chefe do Estado Maior, no Quartel General. 2) - Quando êsses documentos devam ser incinerados, essa operação será executada na presença do responsável e de mais dois oficiais qualificados, comunicando o destinatário sua execução à autoridade competente. 3) - O trânsito da correspondência obedecerá rigorosamente a ordem hierárquica das autoridades, salvo nos casos de exeção expressamente declarados em regulamentos e instruções especiais. 4) - Nenhum documento será encaminhado por uma autoridade sem que esta o informe convenientemente, de acôrdo com as leis e regulamentos em vigor, fundamentando francamente sua opinião, a menos que o documento por sua natureza não o comporte, ou se trate de conduta de superior, ou ainda não haja elementos para informação, como nos casos de simples remessas ou restituição. 5) - As informações devem ser claras, precisas, consias e completas, redigidasem linguagem corrente, destacando-se o que fôr essencial, sem preâmbulos ou fórmulas de pura cortezia, dispensáveis no serviço interno da Força. 6) - No âmbito do corpo a correspondência escrita conterá no endereço sòmente o pôsto e o cargo da autoridade a quem fôr dirigida; será feita soba formada de memorando, em papel de 12x20 cts., com uma margem de 3x20. 7) - A correspondência destinada a transitar fora do corpo será feita em papel de formato regulamentar, restringindo-se o endereço apenas ao cargo da autoridade a quem é dirigida e será organizada de modo que as diversas informações, despachos e encaminhamentos sejam lançados sucessivamente, na ordem cronológica e nunca em fôlhas anteriores. 8) - Quando se tratar de correspondência pessoal-secreta, além do pôsto e cargo será mencionado o nome da autoridade a quem se destina. 9) Tôdas as fôlhas de um documento serão numeradas seguidamente e rubricadas no canto direito superior, pela autoridade que o expedir; as autoridades que abrirem novas fôlhas deverão prosseguir a numeração, e autenticar as fôlhas que anexarem, apondo sempre a rubrica do número correspondente à fôlha, ressalvadas as disposições a respeitos de outras leis ou regulamentos. 10) - No caso de serem anexados documentos especiais ao corpo de um processo, esta anexação deve ser feita com a declaração de jantada, constando o número de fôlhas que a constitue ; a numeração das fôlhas do processo será seguida nas fôlhas dos documentos anexados de conformidade com o disposto no n.º 9 acima, sendo inutilizada previamente outra numeração nelas existêntes.