Artigo 171 do Decreto Estadual do Rio Grande do Sul nº 67 de 14 de Agosto de 1948

O secretário é o responsável pela marcha dos trabalhos da Secretaria incumbindo-lhe: 1) - Dirigir a escrituração referente à correspondência, ao arquivo e ao registro das alterações dos oficiais. 2) - Fazer de próprio punho tôda a correspondência cuja natureza assim o exigir. 3) - Organizar e manter em dia os documentos de caráter sigiloso que lhe forem entregues pelo comandante ou chefe de serviço. 4) - Subscrever certidões e papeis análogos que devem ser assinados pelo comandante. 5) - Reunir e entregar diretamente ao sub-comandante a correspondência oficial depois de devidamente protocolada e posta em dia. 6) - Trazer em dia, em livro especial, o histórico da unidade. 7) - Conferir e autenticar as cópias mandadas extrair de documentos existentes no arquivo. 8) - Manter o arquivo na mais completa ordem. 9) - Responder pela carga do material distribuído ao gabinete do comandante e à secretaria. 10) - Fiscalizar pessoalmente a expedição da correspondência, fazendo registrar no protocolo no qual será passado o cometente recibo. 11) - Ter sempre em dia e de acordo com os modelos adotados a escrituração dos livros a seu cargo. 12) - Não consentir que sejam retirados livros ou documentos da secretaria sem ordem do comandante e recebido da pessoa que tiver pedido, verificado ao serem restituídos se estão no estado em que forem entregues, em caso contrario, participar o fato ao comandante. 13) - Organizar o termo de deserção das praças excluídas por terem cometido delito, devendo o mesmo ser arquivado com a parte acusatória e demais documentos depois de assinados pelo comandante e testemunhas. 14) - Tornar os apontamentos necessários para a organização da relatório anual da unidade. 15) - Receber toda a correspondência destinada ao corpo, encaminhando a oficial ao sub-comandante e entregando a particular ao ajudante para a devida distribuição.