Artigo 85, Alínea b do Decreto Estadual de Minas Gerais nº 942 de 03 de agosto de 1937

em livro especial, rotulado e numerado, fornecido pela Secretaria das Finanças, serão registrados, em ordem numérica sucessiva e cronológica, todos os ofícios expedidos pelas coletorias;

a numeração dos ofícios será renovada de exercício para exercício;

os ofícios, circulares, ordens de pagamento e memorando recebidos pelas coletorias serão colecionados separadamente, durante o correr do ano e arquivados depois de findo o exercício, devidamente rotulados;

os processos e requerimentos que devam permanecer nas coletorias serão colecionados segundo a ordem alfabética dos nomes em que figurarem;

as estatísticas das divisões e das transmissões "causa mortis" serão colecionadas mensalmente, em ordem cronológica, de modo que as de um cartório não se confundam com as de outro. Terminado o exercício, essas estatísticas serão reunidas e encadernadas na mesma, ordem em que forem colecionadas mensalmente;

as declarações de contribuintes referentes a lançamentos serão numeradas, emassadas e arquivadas na mesma ordem em que foram escriturados os lançamentos correspondentes, de maneira a facilitar a busca em caso de necessidade;

as cópias dos balancetes mensais serão registradas em livro próprio, fornecido pela Secretaria das Finanças;

os documentos da Caixa Econômica serão dispostos em ordem cronológica, presos, capeados, rotulados e arquivados anualmente;

o Caixa e demais livros, uma vez esgotados, serão arquivadas, depois de rotulados e numerados;

os livros de lançamentos serão cuidadosamente conservados em lugar de fácil manuseio;

os cadernos de arrecadação, impressos e demais material, recebidos da Secretaria das Finanças, ficarão guardados em ordem, de maneira que se possa, a qualquer momento, conhecer o seu estoque existente;

os móveis e máquinas serão usados e conservados com capricho, respondendo os funcionários das coletorias pelos estragos que lhes causarem;

os livros utilizados nas exatorias serão rotulados e numerados, contendo os rótulos a declaração da finalidade a que se destinam aqueles;