Técnico Judiciário - Área Administrativa - 2009

A legislação brasileira define arquivo como sendo o conjunto formado exclusivamente por documentos textuais oficiais, produzidos e recebidos por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, em suas funções administrativas, legislativas e judiciárias, ou por instituições de caráter público, ou ainda por entidades privadas, encarregadas da gestão de serviços públicos.

Chama-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas realizados na fase corrente e na intermediária e que abrangem produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, estabelecendo sua destinação, isto é, determinando a eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

O cidadão brasileiro tem o direito de receber dos órgãos públicos informações relativas a seus direitos e deveres, exclusivamente particulares, contidas em documentos de arquivo, quando autorizado pelo judiciário. Outras informações são originariamente consideradas sigilosas, a fim de garantir a segurança do Estado e a inviolabilidade da intimidade, da honra e da imagem de outras pessoas.

A gestão da informação é o conjunto de procedimentos automatizados por meio dos quais é feita a indexação e o armazenamento dos documentos eletrônicos, obedecendo a princípios específicos, uma vez que tais documentos não são regidos pela legislação arquivística.

respeito à pertinência territorial.

gestão de documentos.

arranjo estrutural funcional.

respeito à proveniência.

pelo plano de classificação.

pelos instrumentos de pesquisa.

pela tabela de temporalidade.

pela tipologia documental.

arranjo e classificação.

arquivamento e acondicionamento.

avaliação e seleção.

transferência e recolhimento.

Preservação é o nome dado ao processo de exposição de uma peça documental a vapores químicos, dentro de câmaras especiais a vácuo, para destruição de insetos e fungos, resultando na polimerização do documento.

Denomina-se conservação o conjunto de atividades que visam à preservação dos documentos, isto é, ações realizadas com o objetivo de desacelerar os processos de degradação por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos, como higienização, acondicionamento, reparos e outros.

A limpeza do depósito do arquivo deve ser rigorosa para evitar a proliferação de fungos e insetos; o chão deve ser limpo com pano umidecido em uma mistura de água, solventes, cera e substâncias bactericidas. Uma vez por mês, pelo menos, as estantes devem ser limpas com a mesma mistura.

A luz natural e o calor são prejudiciais aos documentos. Recomenda-se, para o local de armazenamento, a utilização de lâmpadas fluorescentes, por não produzirem calor nem radiação ultravioleta (UV), e o uso de condicionadores de ar para manter a temperatura abaixo de 5 graus durante o dia. Durante a noite, os aparelhos podem ser desligados, para reduzir os custos e o risco de incêndio.

A pessoa que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerados como de interesse público e social ficará sujeita à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor.

Avaliação é a atividade que, por meio da análise do conteúdo do documento, a fim de verificar a importância e a veracidade das informações nele contidas, deve atribuir graus de sigilo, segundo legislação específica. É nessa etapa que se identificam quais os documentos originais e autênticos, de acordo com as normas de validação, sendo responsável por determinar a eliminação dos demais documentos.

A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público somente será realizada após autorização da presidência do órgão, e sancionada em instância superior: se federal, pela Casa Civil da Presidência da República; se estadual, pelo Gabinete do Governador.

O instrumento resultante da atividade de avaliação é o catálogo seletivo, que indica os documentos selecionados para a guarda permanente ostensiva ou sigilosa, indicando os níveis legais de acesso a cada documento ou informação.

Toda informação gerada por atividades de órgãos públicos, fixada em suportes e reunida intencionalmente por características culturais comuns.

Qualquer documento considerado autêntico e preservado em velino por causa dos fatos sociais ou históricos registrados por seu conteúdo.

Qualquer documento produzido ou recebido por pessoa física ou jurídica, acumulado naturalmente ao longo das atividades e preservado como prova de tais atividades.

A informação textual gerada oficialmente no decurso de ação administrativa ou judicial de órgão público, fixada ou não em suporte.

A atual legislação somente autoriza a eliminação de documentos permanentes após sua reprodução por meio dos processos de microfilmagem ou digitalização, desde que garantida a autenticidade da cópia.

Qualquer proposta de alteração de suporte das informações arquivísticas deve levar em consideração as questões legais, garantias jurídicas, normalização de procedimentos, padrões de qualidade estabelecidos pela legislação brasileira. É necessário considerar, ainda, as peculiaridades de cada órgão, além de realizar estudos de viabilidade econômica.

As vantagens da alteração do suporte de documentos de arquivo, incluem: agilizar o arquivamento das informações por tornar desnecessária a organização dos documentos; facilitar o intercâmbio com outras entidades; proporcionar acesso às informações em redes; reduzir a ocupação e melhorar o aproveitamento do espaço; reduzir custos de manutenção.

Apesar de ser um processo de reprodução de documentos tradicionalmente muito utilizado, a microfilmagem não deve ser realizada quando houver intenção de eliminar os originais, pois tal processo não pode, em circunstância alguma, ter validade em juízo.