Dentre os procedimentos a serem observados para assegurar a preservação de documentos nos arquivos, recomenda-se mantê-los

em subsolos e porões, sobretudo quando próximos de lençóis freáticos, a fim de evitar sobrecarga nos pisos superiores do edifício.

separados das áreas de consulta, observando as temperaturas e graus de umidade relativa adequados a cada suporte.

sob insolação permanente, para que não proliferem fungos e outros micro-organismos nocivos aos seus diferentes suportes.

em ambientes iluminados por lâmpadas fluorescentes desprovidas de filtros bloqueadores.

em áreas de depósito amplas, acima de 200 m2, de preferência sem compartimentos internos.