A retirada de folhas ou peças de um processo, por interesse da administração ou a pedido do interessado, deverá ser realizada nas seguintes situações:

necessidade de utilizar o original de um documento do processo junto a terceiros (pessoas físicas, empresas, órgãos públicos).

justificativa de sua inserção como complemento de outro processo, ao qual irá ser acrescentado para aumentar a clareza e agilizar o parecer por parte da autoridade competente.

finalização do processo, sendo esse desentranhamento autorizado, mediante determinação do dirigente do órgão, em despacho constante do termo de encerramento nele lançado.

abertura de outro volume do mesmo processo, em função do número de folhas excedentes, devidamente comprovado pela autoridade competente.

constatação de que o processo foi formado com documento não verdadeiro, devendo-se proceder à nova numeração da folha retirada para que não permaneça vago o número da página referente ao consequente desentranhamento.