Os arquivos devem ser organizados e bem administrados. Tais ações dependem fundamentalmente de:

Espaço compatível, recurso financeiro, órgão capacitado.

Pessoal treinado, layout moderno, gestores democráticos.

Trabalho em equipe, layout moderno, gestores democráticos.

Métodos e sistemas avançados, acervo de qualidade, apoio instrumental.

Espaço físico consistente, métodos e sistemas eficazes e apoio da administração superior.