Para apoiar os procedimentos e as operações técnicas de gestão arquivística de documentos, o arquivista necessita utilizar uma série de instrumentos, dentre ...

descrever unitariamente as peças documentais de uma ou mais séries ou um conjunto de documentos, respeitada ou não a ordem da classificação.

descrever conjuntos documentais ou parte dos fundos, trazendo descrição sumária e não analítica.

propiciar uma visão de conjunto dos serviços do arquivo, evidenciando seus recursos, a natureza e o interesse dos fundos que ele abriga.

apontar nomes, lugares ou assuntos em ordem alfabética, remetendo o leitor às respectivas notações.

representar o conteúdo e a forma dos documentos.