Ao abrir um novo processo administrativo, o órgão de protocolo da instituição procede a várias atividades, e uma delas é:

incluir as informações em ata de reunião;

arquivar o processo no setor do protocolo;

avaliar o documento e estabelecer o seu prazo de guarda;

atribuir um código de classificação, de acordo com a categoria na qual ele será classificado;

enviar para a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.