Segundo regras já consensualmente estabelecidas na arquivologia, a eliminação de documentos:

deve ser efetuada por meio de fragmentação manual ou mecânica, podendo ser permitida a sua eliminação mesmo sem a definição de sua destinação final, caso tenha sido feita sua microfilmagem.

depende de algum instrumento legal ou normativo que a autorize, sendo necessária a indicação do nome e assinatura do titular da unidade orgânica responsável pelo descarte do documento.

decorre da avaliação feita segundo os critérios de autenticidade do documento, obedecidas as fases corrente e intermediária, para que se determine ou não o seu envio aos arquivos permanentes.

exige um instrumental capaz de inibir erros que acarretem o descarte de material arquivado cujos prazos de guarda estão expirados mas que ainda é de valor permanente para alguns usuários do arquivo.

deve seguir o lema da era digital, cabendo adotar a política de conservar o mínimo de informação e preservar apenas os documentos indicados pelo programa de racionalização e controle do processo administrativo.