A elaboração de um Termo de Referência deve atender a determinadas exigências, tais como:

reunir informações diversas em torno de um dado objeto ou serviço, cuja complexidade, às vezes, requer os préstimos de uma equipe com experiência multiprofissional, composta por servidores de variados setores do órgão demandante e por alguns dos futuros licitantes.

preparar uma planilha de estimativa com valores aproximados dos preços levantados com base na pesquisa de mercado realizada junto aos fornecedores, de forma a caracterizar o objeto a ser licitado, assim como suas quantidades e o próprio montante da contratação.

congregar os elementos necessários e suficientes bem como o nível de precisão adequado para que seja caracterizado o produto ou serviço a ser contratado, inclusive no tocante aos parâmetros mínimos de desempenho e qualidade.

fazer um check-list de seu conteúdo junto aos interessados no processo licitatório, para verificar qualquer imprecisão na caracterização do objeto ou mesmo se há algum item em desacordo com os requisitos que irão constar do Edital.

definir, ao longo do contrato, quais são as responsabilidades do contratante e do fornecedor, para que as cláusulas a serem cumpridas comecem a produzir seus efeitos durante o prazo estabelecido para sua execução.