A organização dos arquivos correntes da UFMA e de outros órgãos públicos e privados pressupõe atividades indispensáveis para a recuperação e a preservação da...

Para bem ordenar os documentos, o responsável pelo arquivo dispõe de vários métodos, como o geográfico, o alfabético e o numérico-cronológico.

A disposição de processos por seu número é um método de classificação de documentos conhecido como duplex.

Caso seja necessário adotar o método dígito-terminal, nos documentos referentes à correspondência com órgãos públicos ou com entidades da sociedade civil, deve-se atribuir um número a cada órgão público ou entidade da sociedade civil, obedecendo à ordem de entrada ou de registro, sem qualquer preocupação com a ordem alfabética.

O arquivamento é a disposição dos documentos, dentro de uma unidade de classificação, e a ordenação é o ato físico de colocar o documento dentro de uma unidade de acondicionamento.

Os documentos arquivados nos diversos setores da UFMA podem ser ordenados de várias maneiras; entre elas, destacam-se as seguintes classificações: ostensiva, sigilosa, particular, oficial, interna e externa.