São consideradas atividades de protocolo o recebimento, a classificação, o registro, a distribuição, o controle de tramitação, a expedição e a autuação de do...

Os órgãos e as entidades da Administração Pública Federal devem atribuir um Número Único de Protocolo (NUP) para todos os documentos avulsos, tanto aqueles produzidos no âmbito do órgão ou da entidade quanto aqueles recebidos de outro órgão e que não tenham recebido NUP na origem.

No caso de recebimento de documentos em mídias removíveis, o órgão ou a entidade deve registrar o documento avulso que encaminha a mídia removível, podendo mantê-la junto ao documento avulso autuado para envio ao destinatário ou inserir os documentos digitais, contidos na mídia, no sistema informatizado para envio ao destinatário por meio desse sistema.

Os procedimentos de controle da tramitação para documentos digitais e não digitais são os mesmos, sendo vedada a tramitação de documento, avulso ou processo, sem o respectivo registro em instrumento de encaminhamento e de controle da tramitação, disponibilizados em sistema informatizado ou, excepcionalmente, em formulário próprio.

Nos processos digitais, a autuação poderá ser realizada pela unidade protocolizadora e por usuário autorizado, diretamente no sistema informatizado, não sendo necessário monitoramento pela unidade protocolizadora.

Exigência é o nome dado ao pedido de esclarecimento acerca dos documentos, avulsos ou processos, e/ou informações, recebidos pelo órgão ou entidade, que estejam incompletos ou equivocados ou apresentem inconsistências ou falhas.