Artigo 55, Inciso II do Decreto Estadual de São Paulo nº 66.417 de 30 de dezembro de 2021

instruir e fiscalizar o correto cadastramento dos documentos;

gerenciar, no âmbito da Secretaria, o sistema de gestão de documentos;

elaborar, em conformidade com as diretrizes emanadas do órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP, o conjunto de normas disciplinadoras de recepção, produção, tramitação, arquivamento, preservação e transferência dos documentos gerados em seu âmbito de atuação;

prestar orientação técnica, controlar e executar as atividades arquivísticas;

atender as diretrizes, normas e procedimentos, bem como cumprir as atribuições que lhe são pertinentes, previstas: 1. no Decreto nº 48.897, de 27 de agosto de 2004 , e alterações posteriores; 2. no Decreto nº 60.334, de 3 de abril de 2014 ; 3. no Decreto nº 64.355, de 31 de julho de 2019 ;

colaborar com a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA no desempenho de suas atribuições;

fiscalizar e controlar a tramitação de documentos, especialmente no caso de remessa a órgão externo ao âmbito da Secretaria de Agricultura e Abastecimento;

arquivar e dar destinação final aos documentos encerrados;

providenciar, mediante autorização específica: 1. vista de processos; 2. fornecimento de certidões e cópias de documentos e processos;

providenciar os serviços de classificação, organização e conservação de arquivos;

classificar, ordenar e guardar, em local apropriado, os documentos encerrados;

verificar a temporalidade dos documentos para posterior expurgo;

realizar a distribuição: 1. dos processos e documentos e da correspondência interna; 2. de jornais, revistas e periódicos;

receber e enviar correspondência externa através dos Correios;

definir procedimentos de postagem de correspondência e avisos da Pasta;

gerir contratos com os Correios, buscando economicidade no enquadramento dos produtos definidos pela empresa. Seção III Da Coordenadoria de Recursos Humanos