Artigo 112, Inciso II do Decreto Estadual de Minas Gerais nº 7.348 de 31 de dezembro de 1963

Art. 112

– O arquivo da Coletoria deve ser organizado dentro da seguinte orientação:

I

a numeração dos ofícios expedidos será renovada anualmente;

II

os ofícios, circulares e outras correspondências recebidas, serão arquivados separadamente, em pastas próprias, rotuladas com o título do assunto ou o nome da repartição remetente;

III

a cópia da correspondência expedida poderá ser arquivada em pasta própria ou juntamente com o expediente que lhe deu origem;

IV

os processos e os requerimentos que devam permanecer na repartição serão colecionados, no fim do exercício, pela ordem alfabética dos nomes dos interessados;

V

as ordens de pagamento serão organizadas de modo que facilite sua verificação, para conferência das folhas de pagamento;

VI

as cópias dos balancetes mensais, com as segundas vias dos documentos de despesa, serão encadernadas por semestre ou por ano;

VII

as declarações de contribuintes serão numeradas e arquivadas em ordem alfabética, devendo constar das mesmas o número do respectivo lançamento;

VIII

as quartas vias das guias de aquisição de verba, segundas vias de guias de recolhimento e outros comprovantes de receita, serão emaçados e rotulados em cada mês;

IX

os livros de escrituração, depois de esgotados, serão numerados e rotulados de modo a facilitar sua localização;

X

os exemplares de livros, revistas, jornais e outras publicações de caráter fiscal ou tributário, pertencentes à repartição, não poderão ser retirados sob qualquer pretexto.