Artigo 6º, Inciso III do Decreto Estadual de Minas Gerais nº 6.884 de 19 de março de 1963

Art. 6º

– À Divisão Administrativa compete:

I

Pela Secção de Pessoal:

a

Orientar e fiscalizar a aplicação da legislação de pessoal, referente a ingresso, frequência, movimentação, saída, direitos, vantagens, deveres, responsabilidades e ação disciplinar, observadas as normas da Biblioteca;

b

manter os assentamentos da vida funcional dos servidores da Biblioteca;

c

executar ou, quando necessário, orientar as atividades concernentes a pessoal, arquivo, comunicações, expediente, datilografia e portaria;

d

apresentar ao Diretor, para sua aprovação, a escala de férias do pessoal da Biblioteca;

e

fiscalizar o "ponto" de todo o pessoal da Biblioteca;

f

despachar pessoalmente com o Diretor;

g

propor ao Diretor as medidas referentes à administração do pessoal;

h

manter perfeitamente organizado o serviço de arquivamento de todos os papéis de caráter administrativo da Biblioteca;

i

providenciar a publicação de atos e expediente da Biblioteca no "órgão Oficial";

j

receber, redigir e expedir a correspondência oficial da Biblioteca e encaminhar processos e demais papéis a seu destino;

k

fiscalizar a conservação dos veículos, mantendo-os em boas condições para o serviço;

l

promover a propaganda dos serviços que a Biblioteca pode prestar à comunidade, através da imprensa, rádio, televisão, ou mediante publicidade própria;

m

colecionar, em livro próprio, recortes de leis, decretos, regulamentos, portarias e ordens de serviço que interessem à Biblioteca;

n

organizar processos de servidores e informá-los;

o

proceder à lavratura de atos, certidões, títulos, portarias e ordens de serviço, atinentes ao pessoal da Biblioteca.

II

Pela Secção de Contabilidade e Estatística:

a

elaborar os trabalhos mecanográficos e os concernentes a pessoal, expediente, material, orçamento e comunicações;

b

promover o fornecimento de notas para as folhas de pagamento e providenciar a sua confecção;

c

organizar a proposta orçamentária;

d

promover os empenhos das despesas da Biblioteca, bem como instruir e preparar os seus processos de prestação de contas;

e

manter em ordem, de acordo com a legislação vigente, a receita e a despesa da Biblioteca;

f

articular-se, permanentemente, com as repartições onde se achem em trânsito documentos da Biblioteca;

g

realizar concorrências e efetuar pagamentos, com a prévia autorização do Diretor;

h

compilar, mensalmente, os dados estatísticos concernentes às atividades da Biblioteca e promover-lhes a divulgação;

i

fornecer ao Diretor os dados necessários ao seu relatório anual.

III

Pela Secção de Material e Zeladoria:

a

elaborar os pedidos de materiais necessários à Biblioteca, através do Departamento de Compras e Fiscalização;

b

fornecer, mediante requisição dos Chefes de Divisão e Secção, o material necessário ao serviço, fazendo-se o devido registro;

c

levantar, anualmente, o inventário geral do material permanente e de consumo, existente na Biblioteca;

d

recolher ao Almoxarifado os móveis e objetos que não estejam em uso;

e

desempenhar os serviços internos e outras tarefas, por determinação superior;

f

fiscalizar a entrada e saída de todas as pessoas no edifício da Biblioteca;

g

guardar chapéus, embrulhos, pastas e quaisquer objetos de que os leitores; visitantes sejam portadores;

h

exercer vigilância sobre o comportamento dos leitores no recinto da Biblioteca;

i

abrir e fechar, às horas regulamentares, o edifício da Biblioteca;

j

proceder à limpeza e manter o asseio de todas as dependências da Biblioteca;

k

providenciar a aquisição de material necessário aos serviços bibliotecários, fiscalizar o seu emprego e organizar e administrar o Almoxarifado.