Artigo 29, Inciso II do Decreto Estadual de Minas Gerais nº 5.113 de 29 de setembro de 1956

Receber da Secção de Comunicações todos os papéis destinados a estados nos vários Serviços e Secções da Secretaria, anexando-os ás pastas já existentes, ou abrindo pasta nova e encaminhando-os aos competentes destinos, com anotação da data da saída e, por abreviaturas, dos nomes dos órgãos a que foram destinados; todos os papéis, cujas pastas esteja, fora do arquivo, deverão ser enviadas com demora ao órgão competente, com uma nota do funcionário encarregado de sua classificação, dizendo qual o destino do processo respectivo;

fornecer aos chefes de Departamentos, Serviços e Secções os documentos por êles requisitados;

manter na ficha de controle a saída de todos os processos, pastas e papéis avulsos, adotando, entre parênteses, as abreviaturas (pas.), para pastas, (proc.) para processos, e (av.). para papéis avulsos;

adotar, e inscrever na ficha de contrôle, o mesmo número carimbado pela Secção de Comunicações em cada papel, adiante do qual serão feitas as anotações sôbre o seu andamento;

verificar, ao ter de anexar novo papel a qualquer pasta, se o assunto anterior foi bem arquivado, para que fiquem sanados os possíveis erros de classificação;

verificar, antes do arquivamento de qualquer pasta, processo ou papel, se os mesmos mantêm o indispensável "arquive-se" ou despacho equivalente, para que seja evitado e guarda de papéis sem solução final.