Artigo 28, Inciso IX do Decreto Estadual de Minas Gerais nº 5.113 de 29 de setembro de 1956

numerar e datar todas as minutas de oficios enviados pelos Serviços e Secções da Secretaria;

devolver aos Serviços e Secções as minutas que não tiverem e visto do chefe respectivo, para cumprimento dessa formalidade;

dactilografar as minutas em papel de oficio ou carta, conforme o caso, de acôrdo com as instruções vigorantes sôbre uniformização dactilográfica;

juntar os anexos aos oficios dactilografados, prendendo-os com grampo próprio, de modo a evitar-se qualquer extravio;

respeitar a redação dada pelos Serviços e Secções, salvos lapsos notórios;

devolver aos Serviços e Secções dentro do prazo máximo de três dias, a partir da data e, que lhe for entregue, o expediente devidamente datilografado; vencido esse prazo, e esse não tenha sido feito o serviço, por acumulo de trabalho, o Chefe da Secção reunirá todas as minutas excedentes e as levará aos Serviços e Secções competentes, dando as razões do atraso e pedindo aos Chefes respectivos que consignem o expediente mais urgente e qual terá preferência sôbre o restante;

fazer os trabalhos de cópia solicitados pelos Serviços e Secções;

executar os necessários serviços de mimeografia;

manter em dia um livro de registro dos oficios dactilografados e por ordem cronológica e numérica, trazendo um transunto dos mesmos, um arquivo contendo um exemplar de cada trabalho mimeografado ou dactilografado.