ATA CONSTITUTIVA DA ASSOCIAÇÃO DE ESTADOS IBERO-AMERICANOS PARA O DESENVOLVIMENTO DAS BIBLIOTECAS NACIONAIS DOS PAÍSES IBERO-AMERICANOS - ABINIA

Os Estados signatários da presente Ata,

Considerando,

1. Que os Estados ibero-americanos constituem uma comunidade cultural que se expressa principalmente em dois idiomas afins, espanhol e português, e apresentam, portanto, convergências de interesses na defesa de seus acervos culturais e na necessidade de integrar esforços na busca de objetivos comuns;

2. Que existe um patrimônio cultural altamente significativo nos acervos depositados nas bibliotecas nacionais, os quais devem ser organizados, preservados e difundidos para que seu aproveitamento extensivo contribua de maneira mais efetiva para o desenvolvimento e a integração das nações ibero-americanas;

3. Que as bibliotecas nacionais têm objetivos comuns, derivados de sua natureza e suas funções de liderança em matéria de política bibliotecária e de conservação do patrimônio bibliográfico;

4. Que existe a determinação de buscar soluções a problemas comuns mediante ações conjuntas e coordenadas;

5. Que, desde 1989, quando foi criada, no México, a Associação das Bibliotecas Nacionais da Ibero-América - ABINIA - com o caráter de associação civil sem fins lucrativos, os diretores das Bibliotecas Nacionais da região, ou seus representantes, têm realizado reuniões anuais para coordenar ações de cooperação e de intercâmbio de experiências e de conhecimentos, as quais se têm concretizado em projetos regionais e no aperfeiçoamento das bibliotecas nacionais pertencentes da Associação;

6. Que a experiência acumulada durante estes anos têm levado os integrantes da ABINIA a examinar a necessidade de substituir o caráter de associação civil da instituição por um que corresponda melhor a sua natureza jurídica, alcance e finalidades, interesse que já tem sido avaliado por seus respectivos governos;

Acordaram o seguinte:

ARTIGO I

Constitui-se a Associação de Estados Ibero-Americanos para o Desenvolvimento das Bibliotecas Nacionais dos Países da Ibero-Americanos -ABINIA, com a personalidade jurídica necessária ao cumprimento dos objetivos previstos na presente Ata.

ARTIGO II

A sede da Associação estará no país que a Assembléia Geral designe e, nesse país, funcionará a Secretaria Executiva. Não obstante, a juízo da Assembléia e mediante voto favorável de dois terços de seus membros, poder-se-á recomendar a mudança da sede, de forma temporária ou permanente, para outro país, mediante a subscrição do correspondente Protocolo Modificatório.

ARTIGO III

A Associação terá os seguintes objetivos:

a) Recompilar e manter informação atualizada e retrospectiva sobre as Bibliotecas Nacionais Ibero-Americanas;

b) Realizar as gestões que fossem necessárias para criar consciência sobre a significação e importância do patrimônio bibliográfico e documental dos países membros;

c) Adotar políticas, estratégias, normas e programas de capacitação para a preservação das coleções das Bibliotecas Nacionais;

d) Adotar normas técnicas compatíveis, que garantam o controle bibliográfico, facilitem o intercâmbio de materiais e informação e automatização dos sistemas de informação;

e) Elaborar fontes de referências nacionais e regionais que fomentem a investigação, o estudo e o intercâmbio de informação;

f) Vincular as Bibliotecas Nacionais às demais bibliotecas, bem como com as redes e sistemas de informação existentes;

g) Divulgar as coleções por meio de catálogos, edições e exposições;

h) Apoiar programas de formação acadêmica e de capacitação em serviços orientados à atualização e aperfeiçoamento dos recursos humanos das bibliotecas nacionais, assim como de formação de usuários;

i) Intercambiar experiências e realizar pesquisas conjuntas sobre problemas inerentes às bibliotecas nacionais;

j) Proporcionar assistência técnica aos membros que a solicitem;

k) Gerir a obtenção de recursos financeiros, materiais e humanos que contribuam para a consolidação e para a modernização das coleções e serviços das bibliotecas nacionais e que permitam a realização de programas cooperativos;

l) Realizar qualquer outra atividade que as Partes decidam, de comum acordo, levar a cabo em cumprimento aos fins da presente Ata.

Dos membros da Associação.

ARTIGO IV

Poderão ser membros da Associação os Estados ibero-americanos que firmem e ratifiquem a Ata Constitutiva da Associação, de conformidade com o procedimento estabelecido nos artigos décimo nono, vigésimo, vigésimo primeiro e vigésimo segundo da presente Ata.

Dos órgãos da Associação.

ARTIGO V

São órgãos da Associação:

a) A Assembléia Geral

b) O Conselho de Diretores

c) A Secretaria-Executiva.

ARTIGO VI

1. A Assembléia Geral é o órgão máximo da Associação. Está constituída pelos diretores das bibliotecas nacionais como representantes dos Estados membros, devidamente acreditados por via diplomática conforme a legislação vigente em cada um dos Estados membros. Cada Estado membro terá direito a um voto na Assembléia, bem como em cada um de seus órgãos auxiliares. A Assembléia Geral terá como funções básicas:

a) A formulação de políticas e estratégias de modo a dar cumprimento aos fins da Associação;

b) A aprovação da gestão de seus administradores e da sede da Associação;

c) A eleição dos membros do Conselho de Diretores e do Secretário-Executivo, de acordo com o estabelecido nos Artigos IX e XV, respectivamente;

d) A aprovação dos regulamentos de funcionamento interno da Associação;

e) A aprovação dos recursos e das contas anuais que sejam apresentados pelo Conselho de Diretores;

f) A aprovação de novos projetos e o exame da implementação dos mesmos;

g) A escolha do lugar das Assembléias sucessivas e quaisquer outras atividades e/ou gestões que a Assembléia, a critério de sua maioria ou atendendo a solicitação do Conselho de Diretores, considere necessário assumir ou que lhe seja designada na presente Ata.

2. Poderão ser convidados a participar da Assembléia, na qualidade de observadores, representantes de organismos internacionais e instituições afins, os quais poderão apresentar assuntos de interesse para a Associação.

ARTIGO VII

A presidência, a organização e a coordenação da Assembléia Geral Anual caberão ao Diretor da Biblioteca Nacional do país onde esta se realize. A Assembléia Geral se reunirá ordinariamente uma vez ao ano, e, de forma extraordinária, por meio da solicitação de, ao menos, dois terços de seus membros. O quorum para realização da sessão será de dois terços de seus membros e as decisões serão adotadas com voto favorável da metade mais um dos membros presentes. Das reuniões da Assembléia Geral se elaborará uma ata que deverá ser firmada pelos membros presentes em sinal de aprovação.

A Assembléia Geral poderá estabelecer Comitês Permanentes ou Temporários para desenvolver trabalhos em áreas específicas. Para o estabelecimento dos Comitês aqui assinalados, o Conselho de Diretores selecionará os programas que considere prioritários e os submeterá à consideração da Assembléia.

ARTIGO IX

1. A Assembléia Geral designará o Conselho de Diretores, que será integrado por seis membros, dentre os quais se elegerá um Presidente, um Vice-Presidente e seus quatro vogais, que ficarão dois anos em suas funções e poderão ser reeleitos por uma só vez para um novo período consecutivo. O Conselho será renovado anualmente, em sua metade.

2. O quorum para as deliberações será de, ao menos, de quatro de seus membros, incluído o Presidente. As decisões se adotarão por unanimidade e, à falta desta, pela maioria de votos dos membros presentes. O voto do Presidente decidirá os empates. Das reuniões do Conselho de Diretores se elaborará uma ata, que será firmada pelos membros presentes em sinal de aprovação. A Secretaria do Conselho de Diretores será a mesma da Associação.

ARTIGO X

São funções do Conselho de Diretores:

a) Cumprir e fazer cumprir as resoluções e recomendações da Assembléia Geral;

b) Acordar as diretivas que orientem as atividades da Secretaria Executiva;

c) Propor à Assembléia, para a sua aprovação, os orçamentos anuais de receitas e despesas que a Secretaria Executiva apresente à sua consideração;

d) Avaliar o informe anual da gestão do Secretário Executivo;

e) Receber da Secretaria Executiva relatórios de implementação dos projetos vigentes;

f) Propor à Assembléia a contribuição anual dos Estados membros para o sustento da Associação e a forma de pagamento;

g) Supervisionar a gestão da Secretaria Executiva e dos Comitês permanentes ou temporários e elaborar informes à Assembléia;

h) Tomar conhecimento e apresentar à aprovação da Assembléia doações, subvenções, empréstimos e outras operações que impliquem obrigações para a Associação;

i) Propor projetos e programas à Assembléia Geral para sua aprovação. Em casos imprevistos, o Conselho decidirá sobre esta matéria, informando, à posteriori, a Assembléia para sua ratificação;

j) Buscar fundos extraordinários para o financiamento de projetos;

k) Qualquer outro assunto de interesse comum que a Assembléia lhe encarregue.

ARTIGO XI

O Conselho de Diretores, mediante convocação de seu Presidente, reunir-se-á de modo ordinário, ao menos uma vez ao ano e, de modo extraordinário, mediante solicitação de seu Presidente ou de três de seus vogais.

ARTIGO XII

1. O Presidente do Conselho de Diretores terá as seguintes atribuições:

a) Representar a Associação ou fazê-la representar-se nos organismos internacionais ou em outras instâncias;

b) Delegar a Presidência ao Vice-Presidente em caso de impedimento justificado;

c) Representar legalmente a Associação;

d) Informar à Assembléia Geral sobre a gestão do Conselho de Diretores;

e) Convocar as reuniões do Conselho e da Assembléia Geral.

2. Em caso de impedimento jurídico, administrativo, ou por razões pessoais, caberá ao Vice-Presidente assumir as funções do Presidente até o final de seu mandato.

ARTIGO XIII

O Vice-Presidente terá as seguintes atribuições:

a) Nos casos de ausência ou de impedimento temporário do Presidente, exercer suas funções enquanto dure a ausência e o impedimento;

b) Se o impedimento for permanente, assumir o cargo de Presidente pelo período que falte para a conclusão do mandato ordinário para o qual foi designado. A Assembléia Geral designará um novo Vice-Presidente em sua reunião ordinária seguinte;

ARTIGO XIV

A Secretaria-Executiva é o órgão de gestão da Associação e estará a cargo de um Secretário Executivo. A Secretaria-Executiva funcionará na sede da Associação.

ARTIGO XV

O Secretário-Executivo da Associação será designado pela Assembléia Geral, mediante o voto favorável de dois terços dos membros presentes. O mandato terá a duração de dois anos consecutivos. Tanto para sua reeleição quanto para sua substituição necessitar-se-á do voto favorável da maioria simples dos membros presentes na Assembléia Geral.

ARTIGO XVI

O Secretário-Executivo terá as seguintes funções:

a) Coordenar a execução das atividades da Associação;

b) Cumprir e fazer cumprir as decisões emanadas do Conselho de Diretores e da Assembléia Geral;

c) Supervisionar a execução dos projetos;

d) Preparar as reuniões ordinárias e extraordinárias da Assembléia Geral e do Conselho de Diretores;

e) Elaborar o plano de trabalho e o orçamento anual de receitas e despesas;

f) Prestar assistência às Assembléias Gerais e às reuniões do Conselho de Diretores;

g) Gerir a obtenção de fundos para financiar o funcionamento da Associação e dos projetos aprovados pela Assembléia;

h) Promover um permanente intercâmbio de informações e a realização de atividades de cooperação entre as diferentes Bibliotecas Nacionais dos Estados membros da Associação e servir de vínculo entre os comitês de trabalho e as Bibliotecas Nacionais da região;

i) Compilar informações relativas às Bibliotecas Nacionais dos Estados membros da Associação e mantê-las atualizadas;

j) Exercer a função de tesoureiro;

k) Preparar, a cada ano, o histórico e balanço contábil da Associação;

l) Editar e distribuir o boletim informativo da Associação, com a periodicidade que julgar necessária;

m) Outras funções que sejam determinadas pelo Conselho de Diretores ou pela Assembléia Geral.

ARTIGO XVII

O patrimônio da Associação será constituído por:

a) O aporte de quotas ordinárias ou extraordinárias provenientes dos Estados membros, dentro das modalidades que, para tal, sejam estabelecidas pelo Conselho de Diretores;

b) Os aportes provenientes de instituições públicas e privadas e de organismos internacionais;

c) Os bens que adquira a qualquer título;

d) O produto das atividades que se desenrolem com a finalidade de arrecadar fundos.

Das línguas oficiais da Associação.

ARTIGO XVIII

O português e o espanhol serão as línguas oficiais da Associação. Os documentos oficiais serão redigidos em ambas as línguas.

Da vigência.

ARTIGO XIX

O Estado depositário da presente Ata será o país sede da Associação.

ARTIGO XX

A presente Ata está sujeita a ratificação e entrará em vigência quando ao menos três dos Estados signatários tenham depositado o Instrumento de Ratificação junto ao Governo do país sede da Associação. Para os Estados que depositem seu Instrumento depois desta data, entrará em vigor a partir da data do depósito correspondente. O Ministério das Relações Exteriores do país sede da Associação notificará a todos os Estados signatários a recepção dos Instrumentos de Ratificação, assim como a data de entrada em vigor da presente Ata, em conformidade a este artigo.

ARTIGO XXI

A presente Ata permanecerá aberta à adesão de qualquer Estado Ibero-americano, mediante consulta prévia à Assembléia Geral da ABINIA. Os Instrumentos de Adesão serão depositados junto ao Governo do país sede da Associação. O Ministério das Relações Exteriores do país sede notificará a todos os países membros da Associação do recebimento dos Instrumentos de Adesão.

ARTIGO XXII

A presente Ata terá uma duração indefinida. Qualquer Estado membro poderá denunciar a presente Ata, através de notificação diplomática junto ao Governo do País sede da Associação. Esta denúncia será efetiva após seis meses do recebimento da referida notificação por parte do país sede.

ARTIGO XXIII

Todo Estado membro poderá propor à Assembléia Geral emendas à presente Ata, com uma antecedência de pelo menos seis meses em relação à reunião ordinária anual. As emendas entrarão em vigor após ratificadas pela totalidade dos Estados membros.

A presente Ata consta de dois exemplares em idiomas espanhol e português, ambos igualmente autênticos.

Lima, aos 12 dias do mês de outubro de mil novecentos e noventa e nove.

Art. 3º