Resolução OAB nº 18 de 07 de Outubro de 2010

Estabelece normas e procedimentos para implantação e manutenção do Programa de Gestão Documental do Conselho Federal da Ordem dos Advogados do Brasil - PGD/CFOAB.

A Diretoria do Conselho Federal da Ordem dos Advogados do Brasil, no uso das suas atribuições legais e regulamentares, RESOLVE:

Publicado por Conselho Federal da OAB

a

os sistemas informatizados de gestão da documentação institucional;

b

os metadados essenciais à identificação inequívoca da documentação institucional, bem como de sua relação com os outros documentos;

c

o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade da Documentação do Conselho Federal da OAB;

d

o Manual de Gestão de Documentos do Conselho Federal da OAB. Artigo 4º - São requisitos essenciais para a gestão documental do Conselho Federal:

I

a manutenção da documentação institucional em ambiente seguro, com a implementação de estratégias de preservação que contemplem a racionalização da sua produção e a sua guarda, como definida na tabela de temporalidade;

II

a padronização de espécies e tipos documentais;

III

a utilização dos instrumentos mencionados no Art.. 3º desta Resolução;

IV

o gerenciamento da documentação recebida e produzida, por meio de sistemas que contemplem a sua captura, movimentação, destinação e acesso;

V

a avaliação documental orientada para a preservação das informações indispensáveis à administração dos órgãos da Entidade e essenciais à memória nacional, bem como para a garantia dos direitos individuais e coletivos;

VI

a observação critérios de transferência e recolhimento de documentos ao Arquivo Central da Entidade;

VII

a orientação e o treinamento dos funcionários e colaboradores;

VIII

a definição de responsabilidades e de níveis de acesso autorizado à documentação. Artigo 5º - Classificam-se os documentos institucionais como:

I

arquivos correntes: aqueles que estiverem em tramitação ou que, mesmo sem movimentação, constituírem objeto de consultas freqüentes;

II

arquivos intermediários: aqueles que, por conservarem algum interesse fiscal ou administrativo, mesmo não sendo de uso corrente, estiverem aguardando eliminação ou recolhimento para guarda permanente;

III

arquivos permanentes: aqueles de valor histórico, probatório e informativo, que devam ser preservados no suporte em que foram criados. Artigo 6º - Os documentos classificados como de guarda permanente constituem o fundo arquivístico histórico do Conselho Federal e devem ser guardados e disponibilizados para consulta de modo a não colocar em risco a sua adequada preservação. Parágrafo Primeiro: São considerados documentos de guarda permanente:

a

os atos normativos: provimentos, regimentos, resoluções, portarias e outras normas expedidas;

b

os atos de assentamento: atas, termos e outros registros oficiais sobre fatos ou ocorrências;

c

os atos de ajuste: contratos, convênios e outros acordos em que a Entidade figurar como parte;

d

outros documentos classificados como de guarda permanente nos instrumentos previstos na alínea "c" do Art.. 3º desta resolução;

e

outros documentos e processos administrativos ou judiciais classificados como de guarda permanente pela Comissão Permanente de Avaliação e Gestão Documental do Conselho Federal. Parágrafo Segundo: Tendo em vista critérios de conservação, os documentos de guarda permanente só poderão ser retirados das unidades de arquivo em caráter excepcional:

I

por empréstimo, no âmbito interno da Entidade, quando a disponibilização mediante fotocópia em meio digital não for viável ou não se apresentar como o modo mais adequado;

II

por desarquivamento, quando envolver tramitação;

III

para fins de exposição ao público, cumprindo requisitos que garantam sua integridade e segurança. Artigo 7º - Os documentos previstos na Tabela de Temporalidade para imediata eliminação após o prazo de arquivo corrente devem ser eliminados no próprio setor responsável, sem transferência para unidade arquivística e sem publicação de edital de eliminação. Artigo 8º - A transferência dos documentos da fase corrente para o Arquivo Central obedecerá aos critérios estabelecidos na alínea "d" do Art.. 3º desta resolução. Artigo 9º - A eliminação dos documentos previstos pela Tabela de Temporalidade será feita mediante Termo de Eliminação, no qual serão listadas as séries documentais a serem descartadas, e adotará critérios de responsabilidade social e de preservação ambiental, por meio da reciclagem do material descartado. Artigo 10 - Os processos e documentos digitais cuja autenticidade esteja assegurada na forma da lei poderão ter a sua geração, tramitação e guarda feita exclusivamente em sistemas informatizados, dispensada a emissão de cópia em papel. Artigo 11 - O Setor de Tecnologia da Informação do Conselho Federal é responsável pelo armazenamento adequado dos documentos digitais e pela disponibilização e/ou manutenção de ferramentas de gestão documental nos sistemas informatizados. Artigo 12 - As ferramentas para gestão de documentos digitais adotarão requisitos funcionais, requisitos não funcionais e metadados, definidos pelo Setor de Arquivo, que visam garantir a integridade e a acessibilidade de longo prazo dos documentos arquivísticos. Artigo 13 - Os documentos que forem transcritos para suporte digital mediante certificação por assinatura digital emitida por autoridade certificadora credenciada terão o mesmo valor dos originais. Artigo 14 - Os documentos institucionais digitais deverão ser objeto de políticas de segurança da informação que visem garantir a sua integridade e acessibilidade de longo prazo, evitando-se a degradação física e a obsolescência tecnológica de hardware, software e formatos. Artigo 15 - Deverá ser instituída Comissão, de caráter permanente, composta por funcionários do Conselho Federal, a qual compete:

I

planejar, coordenar e implantar o Programa de Gestão Documental da Entidade;

II

propor atualizações e realizar estudos acerca de políticas para gestão de documentos no âmbito da OAB;

III

propor alterações nos instrumentos de gestão documental, previstos no art. 3º desta resolução;

IV

estabelecer prioridades para análise e destinação de documentos institucionais;

V

aprovar o Termo de Eliminação, elaborado pelo Setor de Arquivo. Artigo 16 - O grupo de trabalho a que se refere o art. 15 desta resolução será composto por funcionários do Setor de Arquivo, do Museu da Entidade, do Gabinete da Presidente e representantes das Gerências e Assessorias

Parágrafo único

: A critério da Comissão serão convidados a integrá-la funcionários de outras unidades organizacionais às quais se referem os documentos a serem avaliados, bem como profissionais ligados ao campo de conhecimento de que tratam os documentos objetos da análise, podendo ser substituídos após a conclusão dos trabalhos relativos às respectivas unidades ou áreas de conhecimento. Artigo 17 - Compete ao Setor de Arquivo do Conselho Federal:

a

difundir as normas e diretrizes de gestão documental e zelar pela sua correta aplicação;

b

organizar e avaliar o acervo arquivístico da instituição e dar-lhe destino;

c

garantir o acesso e facultar aos solicitantes a consulta aos documentos sob sua custódia;

d

propor políticas referentes à manutenção do acervo e à modernização e automatização dos arquivos setoriais e arquivo central sob a sua jurisdição;

e

acompanhar os procedimentos necessários para a efetiva eliminação dos documentos incluídos nos Termos de Eliminação;

f

orientar os procedimentos de classificação e arquivamento de documentos na fase corrente e sua transferência para o Arquivo Central.

Presidente