Artigo 8º, Inciso I, Alínea l da Resolução CONARQ nº 24 de 03 de Agosto de 2006

Estabelece diretrizes para a transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais para instituições arquivísticas públicas.

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Art. 8º

Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação. JAIME ANTUNES DA SILVA Diário Oficial da União ANEXO I Elementos essenciais para a elaboração da listagem descritiva para transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais

a

órgão ou entidade responsável pela transferência ou recolhimento dos documentos arquivísticos;

b

órgão ou entidade responsável pela produção e acumulação dos documentos arquivísticos, caso seja diferente do responsável pela transferência ou recolhimento;

c

tipo e quantidade de mídias utilizadas e o volume total de dados em bytes;

d

identificação dos formatos de arquivo digital;

e

metadados necessários para a interpretação e apresentação dos documentos, tais como a estrutura da base de dados, o esquema HTML e o esquema de metadados;

f

registro de migrações e datas em que ocorreram;

g

registro das eliminações realizadas;

h

indicação de espécie, título, gênero, tipo, datas-limite, identificador do documento, e indicação de documentos complementares em outros suportes. No caso de transferência, indicação da classificação e do seu respectivo prazo de guarda e destinação documentos;

i

informações necessárias para apoiar a presunção de autenticidade conforme anexo II; e

j

data e assinatura do responsável pelo órgão que procede a transferência ou o recolhimento, podendo ser em meio convencional e/ou digital. Nota: A instituição arquivística recebedora poderá definir uma listagem descritiva mais detalhada de acordo com as características da documentação a ser recolhida. ANEXO II Informações para apoiar a presunção de autenticidade Essas informações são requisitos que servem como base para a instituição arquivística avaliar e atestar a autenticidade dos documentos transferidos ou recolhidos. A disponibilidade e a qualidade dessas informações vai variar de acordo com o tipo de documento arquivístico digital e dos procedimentos de gestão adotados. Quanto maior o número de requisitos atendidos e quanto melhor o grau de satisfação de cada um deles, mais forte será a presunção de autenticidade. As informações compreendem metadados e outras informações para apoiar a presunção de autenticidade que podem não constar da listagem descritiva do acervo.

I

Metadados Os metadados relacionados aos documentos arquivísticos digitais, que costumam estar registrados nos sistemas de gestão de documentos, devem acompanhar o documento digital no momento da transferência ou recolhimento. São eles:

a

nome do autor;

b

nome do destinatário;

c

assunto;

d

data de produção;

e

data da transmissão;

f

data do recebimento;

g

data da captura ou arquivamento;

h

código de classificação;

i

indicação de anexo;

j

nome do setor responsável pela execução da ação contida no documento;

k

indicação de anotação;

l

registro das migrações e data em que ocorreram; e

m

restrição de acesso.

II

Outras informações para apoiar a presunção de autenticidade que estarão contidas na listagem descritiva:

a

indicação dos procedimentos de privilégios de acesso e uso;

b

indicação dos procedimentos para prevenir, descobrir e corrigir perdas ou adulteração dos documentos;

c

indicação dos procedimentos de preservação com relação à deterioração da mídia e obsolescência tecnológica;

d

indicação das normas e procedimentos que determinam a forma documental; e

e

indicação das normas e meios para autenticação de documentos, utilizadas pelo órgão ou entidade produtor ou acumulador.