Artigo 15, Parágrafo 5 da Instrução Normativa CNJ 67 de 05 de Agosto de 2015
Regulamenta a Portaria-SEI 1 de 4 de agosto de 2015, que instituiu o Sistema Eletrônico de Informações - SEI no âmbito do Conselho Nacional de Justiça.
Art. 15
Os documentos externos em meio físico serão recepcionados e digitalizados pelas áreas de protocolo, subordinadas à Secretaria de Administração ou à Secretaria Processual, e serão incluídos no respectivo processo eletrônico registrado no SEI.
§ 1º
A área de protocolo encaminhará o documento físico à unidade responsável pela matéria para que proceda a digitalização e inclusão no SEI, quando não for possível identificar no sistema o processo a ser juntado.
§ 2º
O servidor que digitalizar o documento externo deverá identificá-lo no SEI da seguinte forma:
I
documento original;
II
cópia simples;
III
cópia autenticada administrativamente; ou
IV
cópia autenticada por cartório.
§ 3º
Os documentos externos, depois de digitalizados, serão encaminhados a Seção de Arquivo para guarda e preservação, contendo anotação de dados conforme o modelo disposto no Anexo I, com observância ao Plano de Classificação de Documentos do CNJ.
§ 4º
A Seção de Arquivo não receberá:
I
documento para arquivamento em desconformidade com o que dispõe o § 3°;
II
cópia do documento original impresso do sistema SEI.
§ 5º
O documento cuja digitalização seja tecnicamente inviável será:
I
identificado e a situação do documento certificada no SEI;
II
incluído o resumo de seu conteúdo no sistema;
III
armazenado na unidade administrativa responsável pelo assunto, pelo tempo necessário à conclusão do processo.
§ 6º
Poderá ser solicitado o desarquivamento, a qualquer tempo, do original de documento digitalizado que foi inserido em processo cadastrado no SEI, mediante solicitação à Seção de Arquivo.