Artigo 46, Parágrafo 5 do ESTATUTO SOCIAL | Estatuto do Distrito Federal de 19 de Julho de 2019

A secretaria de governança ou, na sua ausência, o responsável definido pelo conselho de administração, deve garantir que os conselheiros recebam os materiais com, no mínimo, sete dias de antecedência, assegurando que a documentação seja clara e em quantidade adequada.

Caberá à secretaria de governança assegurar que os conselheiros tenham acesso aos documentos societários pertinentes para a deliberação, tais como estatuto/contrato social, atas de reuniões anteriores do conselho e de assembleias gerais, manifestações de comitês ou do Conselho Fiscal, ou outros.

As atas de reunião do conselho devem ser redigidas com clareza pela secretaria de governança e incluir as decisões tomadas, as pessoas presentes, as abstenções de voto, as responsabilidades atribuídas e os prazos fixados e outros elementos que subsidiarem as decisões.

Votos divergentes e quaisquer informações relevantes devem constar na ata.

Ao fim da reunião, a ata deve ser lida, aprovada e assinada por todos os conselheiros presentes. Caso isso não seja possível, o responsável definido pelo Conselho de Administração deve assegurar-se de que a ata seja circulada para todos os conselheiros, preferencialmente, em até dois dias, para comentários, sugestões e aprovação. Uma vez aprovada e assinada por todos os conselheiros, a secretaria de governança deve providenciar a divulgação da ata.

Incumbe à secretaria de governança assegurar o registro nos órgãos competentes e o arquivamento das atas tempestivamente, assim como o encaminhamento das decisões ao diretor-presidente e o acompanhamento das solicitações do conselho, bem como o encaminhamento das atas para divulgação no website da organização, com exceção de eventuais trechos que tratem de temas confidenciais, ou legalmente protegidos por sigilo.