Artigo 66, Inciso VIII do Decreto Estadual do Rio Grande do Sul nº 56155 de 25 de Outubro de 2021

receber, expedir e arquivar os documentos ou os expedientes físicos protocolados ou produzidos no âmbito do Departamento, executando as atividades técnicas que precedem a eliminação ou recolhimento do acervo documental ao Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul, observada a tabela de temporalidade e a legislação vigente;

organizar o serviço de protocolo, o registro, a movimentação de processos administrativos eletrônicos e de documentos recebidos pela Direção do Departamento;

prestar atendimento ao público quanto a procedimentos, à legislação, projetos e demais informações que possam auxiliar na resolução de demandas dos usuários do patrimônio do Estado;

fornecer formulários e entregar certidões;

prestar informações relativas a processos e a documentos em tramitação no âmbito do Departamento;

protocolar documentos e solicitações encaminhadas pelo público;

prestar o atendimento telefônico;

providenciar o agendamento de reuniões entre o público e a direção superior da Subsecretaria, do Departamento e das unidades técnicas, quando as informações não puderem ser fornecidas no âmbito dessa Divisão;

auxiliar e subsidiar a Direção do Departamento na análise, na coordenação e na distribuição de processos administrativos eletrônicos e de documentos recebidos por meio físico ou eletrônico;

distribuir às Divisões e controlar os prazos dos processos administrativos eletrônicos e de demandas encaminhadas ao Departamento, pelo controle interno, ouvidoria, Lei de Acesso à Informação - LAI, e outros assuntos correlatos, apresentando após a devida instrução, minuta de informação à Direção superior para fins de encaminhamento aos órgãos competentes;

apoiar a direção superior da Subsecretaria e do Departamento na elaboração e na expedição de documentos e correspondências oficiais;

controlar a movimentação de bens móveis na carga patrimonial do Departamento;

organizar e controlar as atividades necessárias à gestão de material permanente e de consumo da direção superior da Subsecretaria e do Departamento;

providenciar as solicitações de diárias, de passagens e de agendamento de veículos para os deslocamentos da direção superior da Subsecretaria e do Departamento;

administrar as atividades relativas à seleção de estagiários do Departamento;

supervisionar as atividades relacionadas aos serviços terceirizados colocados à disposição do Departamento;

retirar adiantamento de numerário para custear as despesas extraordinárias desta Subsecretaria;

recepcionar, registrar, revisar e submeter à Direção superior do Departamento o relatório das demandas que serão encaminhadas para a deliberação do Comitê Gestor de Ativos, com o objetivo de compor a pauta, devendo agendar e organizar as reuniões ordinárias e extraordinárias, lavrar atas e resoluções das demandas apreciadas pelo Colegiado, providenciar as assinaturas de todos os presentes, bem como dar publicidade às atividades e deliberações;

identificar os imóveis passíveis de venda, instruir o processo administrativo eletrônico com a devida documentação necessária, com vista à posterior deliberação do Comitê Gestor de Ativos, bem como elaborar o termo de referência e outros documentos necessários para o encaminhamento à Subsecretaria de Licitações; e

executar outras atividades correlatas ou que lhe venham a ser atribuídas.