Artigo 151, Inciso VII, Alínea h do Decreto Estadual de São Paulo nº 64.152 de 22 de março de 2019

receber as solicitações e preparar os expedientes;

analisar as propostas;

elaborar minutas de editais e contratos;

providenciar pesquisa de preços devidamente atualizada dos materiais e da prestação de serviços a serem respectivamente adquiridos e contratados;

indicar, após análise dos preços resultantes da pesquisa efetuada, proposta preliminar de enquadramento da modalidade licitatória, para fins de reserva de recursos orçamentários;

solicitar autorização para: 1. abertura da licitação; ou 2. inexigibilidade da licitação ou sua dispensa;

realizar os procedimentos internos e externos relativos à realização das licitações, no seu âmbito de atuação;

providenciar: 1. as publicações dos atos necessários aos procedimentos licitatórios, ou à entrega do convite, em atendimento à legislação vigente; 2. a análise prévia dos documentos para formalizar os contratos após a homologação; 3. as devidas assinaturas necessárias à formalização dos contratos, inclusive as publicações em atendimento à legislação vigente; 4. a entrega das notas de empenho aos licitantes contratados, obtendo o respectivo recibo;

acompanhar: 1. os prazos de vencimento dos contratos; 2. a execução dos contratos e providenciar os aditamentos, reajustes, prorrogações ou nova licitação, em tempo hábil; 3. os prazos de validade dos documentos apresentados pelo contratado, solicitando, quando for o caso, a atualização necessária em atendimento à legislação vigente;

prestar, ao respectivo gestor, as informações e orientações sobre as anotações, em registro próprio, das ocorrências relacionadas com a execução do contrato;

analisar a composição dos estoques com o objetivo de verificar sua correspondência às necessidades efetivas;

fixar níveis de estoque mínimo, máximo e ponto de pedido de materiais;

elaborar pedidos de compras para formação ou reposição de estoque;

controlar o cumprimento, pelos fornecedores, das condições constantes nos contratos, comunicando, à unidade responsável pela aquisição e à unidade requisitante, eventuais irregularidades cometidas;

receber, conferir, guardar e distribuir os materiais adquiridos;

controlar o estoque e a distribuição do material armazenado;

manter atualizados os registros de entrada e saída e de valores dos materiais em estoque;

realizar balancetes mensais e inventários, físicos e de valor, do material estocado;

efetuar levantamento estatístico do consumo anual para orientar a elaboração do orçamento;

preparar relação de materiais considerados excedentes ou em desuso, de acordo com a legislação específica;

cadastrar e chapear o material permanente e os equipamentos recebidos;

manter registro dos bens móveis e controlar sua movimentação;

verificar, periodicamente, o estado dos bens móveis e equipamentos e solicitar providências para sua manutenção, substituição ou baixa patrimonial;

proceder, periodicamente, ao inventário dos bens móveis constantes do cadastro;

disponibilizar os bens inservíveis a serem arrolados;

instruir e fiscalizar o correto cadastramento dos documentos;

gerenciar e controlar o fluxo de documentos e a organização dos arquivos;

fiscalizar e controlar a tramitação de documento, especialmente no caso de remessa a órgão externo;

providenciar, mediante autorização específica: 1. vista de processos; 2. o fornecimento de certidões e cópias de documentos e processos;

providenciar os serviços de classificação, organização e conservação de arquivos;

classificar, ordenar e guardar, em local apropriado, os documentos encerrados;

verificar a temporalidade dos documentos para posterior expurgo;

atender as diretrizes, normas e procedimentos, bem como cumprir as atribuições que lhe são pertinentes, previstas no Decreto nº 22.789, de 19 de outubro de 1984, modificado pelo Decreto nº 54.276, de 27 de abril de 2009, e em outros diplomas legais relacionados com a política estadual de arquivos;

colaborar com a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA no desempenho de suas atribuições;

realizar a distribuição: 1. dos processos/documentos e da correspondência interna encaminhada por malote; 2. de jornais, revistas e periódicos;

receber e enviar correspondência externa através dos Correios;

gerir contratos com os Correios, buscando economicidade no enquadramento dos produtos definidos pela empresa;

providenciar sinalização nas dependências, em conformidade com os padrões definidos pela área de comunicação;

organizar o sistema de operação dos elevadores, quando for o caso;

recepcionar e controlar a identificação de visitantes, bem como acompanhar o direcionamento aos andares, quando for o caso, em conformidade com as diretrizes definidas para a Secretaria da Fazenda e Planejamento;

administrar e controlar as vagas de estacionamento;

divulgar informativos sonoros internos;

organizar e gerenciar: 1. a Brigada de Incêndio; 2. a prestação de serviços de bombeiros civis; e 3. demais projetos relativos à área de prevenção de acidentes;

dimensionar e orientar os serviços de segurança e vigilância, bem como controlar, supervisionar e monitorar os sistemas de vigilância eletrônica;

manter-se atualizado em relação às normas técnicas aplicáveis à segurança patrimonial e de prevenção de incêndios;

administrar e controlar as dependências de treinamento instaladas nas sedes das regionais;