Artigo 135, Inciso III, Alínea d do Decreto Estadual de São Paulo nº 64.152 de 22 de março de 2019

instruir e fiscalizar o correto cadastramento dos documentos;

gerenciar, no âmbito da Secretaria da Fazenda e Planejamento, o sistema de gestão de documentos;

fiscalizar e controlar a tramitação de documento, especialmente no caso de remessa a órgão externo ao âmbito da Secretaria da Fazenda e Planejamento;

arquivar e dar destinação final aos documentos encerrados;

providenciar, mediante autorização específica: 1. vista de processos; 2. o fornecimento de certidões e cópias de documentos e processos;

providenciar os serviços de classificação, organização e conservação de arquivos;

classificar, ordenar e guardar, em local apropriado, os documentos encerrados;

verificar a temporalidade dos documentos para posterior expurgo;

elaborar, em conformidade com as diretrizes emanadas do órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP, o conjunto de normas disciplinadoras da recepção, produção, tramitação, arquivamento, preservação e transferência dos documentos gerados em seu âmbito de atuação;

prestar orientação técnica, controlar e executar as atividades arquivísticas;

atender as diretrizes, normas e procedimentos, bem como cumprir as atribuições que lhe são pertinentes, previstas no Decreto nº 22.789, de 19 de outubro de 1984, modificado pelo Decreto nº 54.276, de 27 de abril de 2009 , no Decreto nº 48.897, de 27 de agosto de 2004 , alterado pelo Decreto nº 51.286, de 21 de novembro de 2006 , no Decreto nº 60.334, de 3 de abril de 2014 , e em outros diplomas legais relacionados com a política estadual de arquivos;

colaborar com a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA no desempenho de suas atribuições;

realizar a distribuição: 1. dos processos/documentos e da correspondência interna; 2. de jornais, revistas e periódicos;

receber e enviar correspondência externa através dos Correios;

definir procedimentos de postagem de correspondência e avisos da Pasta;

gerir contratos com os Correios, buscando economicidade no enquadramento dos produtos definidos pela empresa;

providenciar: 1. a abertura e o fechamento das portas do edifício- sede, bem como de imóveis da Secretaria da Fazenda e Planejamento localizados na Capital; 2. sinalização nas dependências da Secretaria da Fazenda e Planejamento, em conformidade com os padrões definidos pela área de comunicação;

organizar o sistema de operação dos elevadores;

expedir os crachás de identificação para terceirizados e crachás provisórios aos servidores para acesso a dependências da Secretaria;

recepcionar e controlar a identificação de visitantes, em conformidade com as diretrizes definidas para a Secretaria da Fazenda e Planejamento;

distribuir e controlar a entrega de crachás para eventos, bem como acompanhar o direcionamento aos andares;

divulgar informativos sonoros internos;

controlar, supervisionar e monitorar o sistema de circuito fechado de televisão e alarmes perimetrais, no prédio sede e nos demais imóveis da Secretaria da Fazenda e Planejamento localizados na capital;

organizar e gerenciar: 1. a Brigada de Incêndio; 2. a prestação de serviços de bombeiros civis; 3. demais projetos relativos à área de prevenção de acidentes;

dimensionar e orientar os serviços de segurança e vigilância;

definir técnicas de redução de riscos, aperfeiçoando os procedimentos de segurança, visando maior confiabilidade e economicidade;

manter-se atualizado em relação às normas técnicas aplicáveis à segurança patrimonial e de prevenção de incêndios.