Artigo 111, Alínea h do Decreto Estadual de Minas Gerais nº 5.318 de 09 de setembro de 1957

Art. 111

– O arquivo da coletoria será organizado dentro da seguinte orientação:

a

a numeração dos ofícios expedidos será renovada anualmente;

b

os ofícios, circulares e memorandos irão sendo arquivados, separadamente, pela ordem de recebimento, por Departamento ou Serviço, em pastas próprias;

c

os processos e requerimentos que devam permanecer na repartição serão colecionados, no fim do exercício, seguido a ordem alfabética dos nomes em que figurarem;

d

as ordens de pagamento serão colecionadas, por ordem alfabética, em pasta especial;

e

as estatísticas de divisões de terras e de transmissões "causa-mortis" serão também colecionadas em pasta própria;

f

as declarações de contribuintes serão numeradas e arquivadas na mesma ordem em que forem efetuados os respectivos lançamentos;

g

as cópias dos balancetes mensais serão encadernadas semestralmente ou anualmente, segundo a importância da coletoria;

h

o Caixa e demais livros, uma vez esgotados, serão arquivados, depois de rotulados e numerados;

i

os cadernos de arrecadação, impressos e outros materiais recebidos da Secretaria das Finanças ficarão guardados em ordem, de maneira que se possa, a qualquer momento, conhecer o seu estoque;

j

os móveis e máquina serão conservados cuidadosamente, respondendo os funcionários da coletorias pelos estragos que lhes causarem;

k

os livros utilizados na coletorias serão numerados e rotulados com a declaração da sua finalidade.