Artigo 45, Inciso I do Decreto Estadual do Rio Grande do Sul nº 811 de 02 de Agosto de 1943

Coadjuvar o Diretor do Departamento na Direção, coordenação e fiscalização de todo trabalho que se referir à vida administrativa do Departamento;

Organizar, orientar e fiscalizar os serviços de expediente, protocolo, arquivo e portaria;

Abrir e encaminhar a correspondência oficial, de caráter comum;

Redigir toda a correspondência que não seja da competência das demais divisões;

Encaminhar ao Diretor do Departamento, devidamente informados, todos os documentos que dependam de sua decisão;

Atender aos interessados e encaminhar-lhes os papéis;

Fazer publicar editais, avisos, declarações e despachos do Diretor do Departamento;

Zelar pelo sigilo dos serviços que lhe estão afetos e que, por sua natureza, não devam ser divulgados;

Lavrar os contratos autorizados pelo Diretor do Departamento;

Lavrar os termos de posse do pessoal do Departamento;

Autenticar as cópias de documentos que tenham de ser expedidas pela Divisão;

Determinar a remessa de papéis findos para o arquivo;

Organizar e manter atualizado o serviço de assentamentos das alterações do pessoal do Departamento;

Organizar e manter atualizado o histórico do Departamento;

Mandar organizar, quando for necessário, os certificados de efetividade do pessoal do Departamento e submetê-los, na época oportuna, à assinatura do Diretor;

Zelar pela fiel execução das deliberações do Diretor do Departamento;

Prestar informações e dar pareceres sobre assuntos de sua competência;

Sugerir ao Diretor as medidas necessárias à boa marcha dos serviços afetos à sua Divisão;

Solicitar ao Diretor a publicação de ordens e medidas relativas à sua Divisão, quando destinadas a conhecimento geral;

Zelar pela boa ordem e disciplina em todas as dependências de sua Divisão;

Dar parecer sobre os assuntos relativos aos funcionários e fazer executar as medidas de caráter administrativo referentes aos mesmos;

Exercer, secundando o Diretor do Departamento, constante fiscalização sobre o s pormenores da administração a cargo da Tesouraria e Almoxarifado, examinando se há exatidão nas apurações registradas nos livros respectivos, quer sobre os fundos, quer sobre material, e esforça-se para que sejam mantidos em dia todos os registros;

Conferir e autenticar, lançando o termo "Conferido", antes de serem subordinados à consideração do Diretor, todos os papéis e documentos que importarem em receita ou despesa para o Departamento;

Apor nos cheques extraídos pelo Tesoureiro o "Visto", com assinatura ou rubrica;

Solicitar do Diretor, sempre que julgar conveniente à boa marcha administrativa do Departamento, a verificação do dinheiro em cofres;

Informar, imediatamente, o Diretor do Departamento a respeito de qualquer abuso, desídia ou irregularidade que descobrir ou chegar ao seu conhecimento;

Mandar processar requerimentos, contas que devem ser pagas e outros papéis entrados no Departamento e encaminhá-los às autoridades competentes;

Organizar e assinar os mapas gerais do patrimônio do Departamento, exigidos pela autoridade competente, e submetê-los ao "Visto" do Diretor;

Organizar e manter a escrituração do material do Departamento (Livro carga-geral), de acordo com o modelo adotado;

Assistir o recebimento do material;

Requisitar do Diretor do Departamento, sempre que julgar necessário, a presença de técnicos ou peritos, por ocasião da entrada ou recebimento de material, quando este exigir exame qualificativo;

Controlar a saída do material;

Fiscalizar os fornecimentos de material às Divisões e Serviços do Departamento, providenciando para que a distribuição seja feita com equidade, prontidão e regularidade;

Verificar, pelo menos, trimestralmente, a quantidade e estado de conservação do material em serviço ou em depósito e fazer chegar ao conhecimento do Diretor qualquer falta ou irregularidade encontrada, com declaração da pessoa a que cabe a responsabilidade direta;

Fazer ao Diretor o pedido de material necessário à Divisão;

Ter sob sua responsabilidade toda a carga da Divisão e distribuí-la como julgar conveniente, providenciando para que seja escriturada no competente "Livro de carga e descarga";

Apresentar ao Diretor o relatório anual das atividades da Divisão Administrativa;

Executar e fazer executar pelos seus subordinados todos os serviços previstos neste Regimento.