Decreto Estadual de São Paulo nº 54.276 de 27 de abril de 2009
Publicado por Governo do Estado de São Paulo
Disposições Preliminares
A Unidade do Arquivo Público do Estado, da Casa Civil, prevista no inciso VI do artigo 3º do Decreto nº 51.991, de 18 de julho de 2007 , fica reorganizada nos termos deste decreto.
À Unidade do Arquivo Público do Estado, órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP, cabe:
formular e implementar a política estadual de arquivos, por meio da gestão, do recolhimento, da preservação e da difusão do patrimônio documental do Estado, garantindo pleno acesso à informação, com vista a:
orientar o desenvolvimento, a implementação e o aperfeiçoamento contínuo de sistema informatizado unificado de gestão arquivística de documentos e informações, em conformidade com a política estadual de arquivos.
Da Estrutura
Núcleo de Apoio à Informática; (*) Acrescentado pelo Decreto nº 64.355, de 31 de julho de 2019 (art.25) : "c) Núcleo de Desenvolvimento e Evolução de Sistemas Informatizados;"
Centro de Gestão Documental, com: 1. Núcleo de Assistência Técnica aos Órgãos do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo; 2. Núcleo de Normas Técnicas; 3. Núcleo de Formação e Treinamento; 4. Núcleo de Monitoria e Fiscalização;
Centro de Arquivo Administrativo, com: 1. Núcleo de Processamento Técnico; 2. Núcleo de Registro e Empréstimo; 3. Central de Atendimento ao Cidadão (CAC); 4. Núcleo de Apoio Logístico; (*) Acrescentado pelo Decreto nº 64.355, de 31 de julho de 2019 (art.25) : "e) Centro de Gestão e Preservação de Documentos Digitais;"
Centro de Acervo Permanente, com: 1. Núcleo de Paleografia; 2. Núcleo de Acervo Textual Público; 3. Núcleo de Acervo Textual Privado;
Centro de Acervo Iconográfico e Cartográfico, com: 1. Núcleo de Acervo Iconográfico; 2. Núcleo de Acervo Cartográfico;
Centro de Difusão e Apoio à Pesquisa, com: 1. Núcleo de Ação Educativa; 2. Núcleo de Assistência ao Pesquisador; 3. Núcleo de Atendimento ao Público; 4. Núcleo de Biblioteca e Hemeroteca;
Centro de Preservação, com: 1. Núcleo de Conservação; 2. Núcleo de Acondicionamento e Encadernação; 3. Núcleo de Microfilmagem;
- Os Corpos Técnicos são compostos de pessoal técnico especializado, de comprovada qualificação profissional para o desempenho de suas atribuições.
As Assistências Técnicas, os Corpos Técnicos e as Células de Apoio Administrativo não se caracterizam como unidades administrativas.
Dos Níveis Hierárquicos
do Centro de Difusão e Apoio à Pesquisa: 1. o Núcleo de Ação Educativa; 2. o Núcleo de Assistência ao Pesquisador; 3. o Núcleo de Biblioteca e Hemeroteca;
do Centro de Preservação: 1. o Núcleo de Acondicionamento e Encadernação; 2. o Núcleo de Microfilmagem;
Das Atribuições SUBSEÇÃO I Das Atribuições Gerais
formular e implementar a política estadual de arquivos, em conformidade com o artigo 216, § 2º, da Constituição Federal e com a Lei federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, compreendendo, entre outras matérias:
o acesso a: 1. documentos públicos estaduais; 2. documentos integrantes de arquivos privados do Estado de São Paulo, declarados de interesse público e social;
a edição de normas legais, regulamentares e instruções normativas que se fizerem necessárias à implementação da política estadual de arquivos e ao pleno funcionamento do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP;
a declaração de interesse público e social de arquivos privados do Estado de São Paulo, nos termos do artigo 12 da Lei federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, mediante parecer e avaliação técnica;
zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivos públicos do Estado de São Paulo;
Decreto nº 29.838, de 18 de abril de 1989, que dispõe sobre a constituição de Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo nas Secretarias de Estado;
Decreto nº 48.897, de 27 de agosto de 2004 , que dispõe sobre os Arquivos Públicos, os documentos de arquivo e sua gestão, os Planos de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo e define normas para avaliação, guarda e eliminação de documentos de arquivo, alterado pelo Decreto nº 51.286, de 21 de novembro de 2006 ;
a implementação de políticas municipais de arquivos, compreendendo, entre outras matérias: 1. a gestão documental; 2. o acesso a documentos públicos municipais; 3. a preservação e a difusão do acervo. SUBSEÇÃO II Dos Núcleos de Apoio Técnico ao Coordenador
receber e analisar as reivindicações e sugestões dos usuários dos serviços da instituição, visando o aperfeiçoamento contínuo de suas atividades. SUBSEÇÃO III Do Núcleo de Comunicação
O Núcleo de Comunicação, em integração e de acordo com a orientação emanada do órgão central do Sistema de Comunicação do Governo do Estado de São Paulo - SICOM, instituído pelo Decreto nº 43.833, de 8 de fevereiro de 1999, tem as seguintes atribuições:
assistir o Coordenador nas relações com a imprensa. SUBSEÇÃO IV Do Centro de Processamento de Informações Digitais
desenvolver aplicativos e sistemas de gerenciamento eletrônico de acervos, objetos, imagens digitais e instrumentos de pesquisa eletrônicos;
participar do planejamento das políticas para a área de tecnologia da informação aplicada às atividades de gestão documental;
operar, gerenciar, manter e prestar suporte à rede local e à página eletrônica da instituição, diretamente ou por meio de terceiros;
prover as unidades da instituição do necessário suporte para: 1. instalação, configuração e uso de equipamentos; 2. utilização de sistemas e de aplicativos;
prestar os demais serviços de apoio na área de informações digitais. (*) Acrescentado pelo Decreto nº 64.355, de 31 de julho de 2019 (art.25) : "IV – por meio do Núcleo de Desenvolvimento e Evolução de Sistemas Informatizados: a) propor o uso de novas tecnologias para implantação da política estadual de arquivos e gestão documental; b) promover ações de desenvolvimento, implantação, aprimoramento e manutenção de sistemas informatizados; c) colaborar na definição de requisitos que garantam a preservação de longo prazo de documentos arquivísticos digitais, visando à implantação de repositório digital confiável; d) colaborar com ações de capacitação e orientação técnica permanente no processo de implantação e operação de sistemas informatizados." SUBSEÇÃO V Do Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
O Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo tem as seguintes atribuições:
realizar estudos para a proposição da política estadual de arquivos, em especial quanto às matérias a que se referem as alíneas "a" e "b" do inciso I do artigo 7º deste decreto;
coordenar o funcionamento do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP, visando à gestão, ao acesso e à preservação dos documentos públicos;
orientar a execução e promover a integração e o aperfeiçoamento das atividades dos arquivos e protocolos dos órgãos e entidades integrantes do SAESP;
definir requisitos, padrões, normas e procedimentos arquivísticos a serem cumpridos por sistema de gestão arquivística de documentos e informações, a fim de garantir sua consistência, segurança e confiabilidade;
orientar sobre os procedimentos para eliminação de documentos públicos estaduais desprovidos de valor permanente, mantendo os registros pertinentes;
manifestar-se sobre propostas de declaração de interesse público e social de arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos relevantes para a história, a cultura e o desenvolvimento científico estadual;
colaborar com o Ministério Público e com instituições de direito do consumidor, na defesa do patrimônio arquivístico estadual e na proteção dos direitos dos usuários, de acordo com a Constituição Federal, artigo 216, e com a Lei federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991;
implementação das políticas municipais a que se refere a alínea "b" do inciso VII do artigo 7º deste decreto.
A Assistência Técnica tem, em relação à gestão do conhecimento arquivístico, as seguintes atribuições:
estimular a produção, o compartilhamento e a disseminação de conhecimento arquivístico na Administração Pública Estadual Direta, Indireta e Fundacional;
realizar estudos visando contribuir para o aperfeiçoamento da organização e o pleno funcionamento dos órgãos do SAESP;
desenvolver pesquisas e realizar diagnósticos e censos sobre a produção documental, os arquivos e os protocolos estaduais;
manter cadastro atualizado das unidades estaduais responsáveis pela guarda de documentos arquivísticos.
por meio do Núcleo de Assistência Técnica aos Órgãos do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo:
prestar orientação aos órgãos do SAESP na formulação e na implementação de programas de gestão, acesso e preservação de documentos;
analisar e promover adequações às propostas de planos de classificação e tabelas de temporalidade de documentos da Administração Pública Estadual Direta, Indireta e Fundacional;
orientar quanto aos procedimentos de: 1. eliminação de documentos desprovidos de valor permanente; 2. transferência e recolhimento de documentos ao Arquivo Público do Estado;
manter serviço de orientação aos usuários de sistema informatizado de gestão arquivística de documentos;
princípios, diretrizes, normas e métodos sobre a organização e o funcionamento de arquivos e protocolos;
para compor a política estadual de arquivos, o conteúdo relativo à matéria a que se referem as alíneas "a" e "b", item 1, do inciso I do artigo 7º deste decreto;
a edição de normas legais, regulamentares e instruções normativas que se fizerem necessárias à gestão, ao acesso e à preservação de documentos arquivísticos;
elaborar calendário oficial de cursos, palestras e treinamentos visando à formação e à capacitação de recursos humanos do SAESP;
disseminar, em âmbito estadual, o conhecimento arquivístico, a legislação e as normas técnicas relativos aos arquivos, protocolos e documentos públicos;
elaborar manuais de normas e procedimentos visando ao pleno funcionamento dos arquivos e protocolos estaduais;
realizar fiscalização periódica, com avaliação documentada e sistemática das instalações e práticas operacionais e de manutenção das unidades de arquivo e protocolo;
monitorar a implementação de programas de gestão e preservação documental, visando ao contínuo aperfeiçoamento das atividades de arquivo e protocolo;
elaborar dados gerenciais e recomendar providências para apuração e reparação de atos lesivos à política estadual de arquivos públicos e privados.
O Centro de Coordenação dos Protocolos Estaduais tem, por meio de seu Corpo Técnico, as seguintes atribuições:
coordenar a aplicação de normas e procedimentos técnicos visando à padronização das atividades dos protocolos dos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual Direta, Indireta e Fundacional;
desenvolver estudos sobre o fluxo de documentos visando padronizar sua tramitação e assegurar acesso rápido às informações;
propor soluções articuladas com os órgãos integrantes do SAESP nos assuntos afetos ao uso da tecnologia da informação nas atividades de protocolo.
O Centro de Assistência aos Municípios tem, por meio de seu Corpo Técnico, as seguintes atribuições:
prestar orientação técnica às administrações municipais, em consonância com o disposto nas alíneas "a" e "b" do inciso VII do artigo 7º deste decreto, visando:
a elaboração de diagnósticos, projetos e ações, em especial quanto aos aspectos pertinentes à gestão e à preservação documental;
realizar encontros regionais e organizar cursos, palestras, seminários e treinamentos para os agentes públicos municipais;
disseminar, em âmbito municipal, o conhecimento arquivístico, a legislação e as normas técnicas relativos aos arquivos, protocolos e documentos públicos;
soluções articuladas quanto ao uso da tecnologia da informação nas atividades de gestão dos documentos e informações municipais;
elaborar e propor princípios, diretrizes, normas e métodos visando ao aprimoramento das atividades de arquivo e protocolo municipais.
assegurar a preservação e o acesso aos documentos intermediários, de que trata o inciso II do artigo 4º do Decreto nº 48.897, de 27 de agosto de 2004 , dos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual Direta, Indireta e Fundacional;
gerir os documentos intermediários, observando os Planos de Classificação e as Tabelas de Temporalidade de Documentos;
identificar, classificar e valorar as séries documentais da massa acumulada, produzindo instrumentos de controle;
dar cumprimento aos prazos definidos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos e propor o recolhimento dos documentos de guarda definitiva;
facultar a consulta pública ao sistema informatizado de gestão arquivística de documentos, prestando as orientações que, para esse fim, se fizerem necessárias;
atuar como centro de referência do Estado, informando ao cidadão sobre a localização e o andamento de documentos de seu interesse particular ou coletivo;
desenvolver ações de conservação preventiva, visando ao monitoramento e ao controle permanente das condições dos depósitos. (*) Acrescentado pelo Decreto nº 64.355, de 31 de julho de 2019 (art.25) : "Artigo 16-A – O Centro de Gestão e Preservação de Documentos Digitais tem, por meio do seu Corpo Técnico, as seguintes atribuições: I – promover estudos para a aplicação de tecnologias da informação às atividades de produção, gestão, preservação, segurança e acesso aos documentos e informações arquivísticas; II – propor a edição de normas que se fizerem necessárias para o ambiente digital de gestão documental; III – propor metodologia e orientar os órgãos e entidades da Administração Pública no processo de modelagem de documentos digitais e na definição de padrões de formato e conteúdo; IV– propor e zelar pela observância das regras de negócio na parametrização e aprimoramento tecnológico de soluções; V – apoiar as atividades e organizar o expediente do Comitê de Governança Digital." SUBSEÇÃO VI Do Departamento de Preservação e Difusão do Acervo
dos arquivos privados, de pessoas físicas ou jurídicas, considerados de interesse público e social;
para compor a política estadual de arquivos, o conteúdo relativo às matérias a que se refere a alínea "c" do inciso I do artigo 7º deste decreto;
ações de incentivo da produção do conhecimento científico, didático e cultural a partir do acervo sob guarda da instituição;
propor e coordenar programas de ação educativa, social e editorial com a finalidade de aproximar o Arquivo Público do Estado de instituições educacionais e da sociedade;
contribuir para a democratização e a difusão do acervo permanente sob guarda do Arquivo Público do Estado, atendendo ao cidadão, na forma da lei, em demandas relacionadas ao acervo.
dos arquivos privados, de pessoas físicas ou jurídicas, considerados de interesse público e social;
realizar a leitura e a transcrição paleográfica de documentos manuscritos, auxiliando na organização do acervo;
identificar, organizar e classificar os documentos textuais de arquivo considerados de valor permanente, dos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual Direta, Indireta e Fundacional;
realizar estudos de história institucional, visando orientar a aplicação de planos de classificação de documentos textuais dos fundos de origem pública;
por meio do Núcleo de Acervo Textual Privado, identificar, organizar e classificar os documentos textuais de arquivos privados sob guarda da instituição.
- Os Núcleos a que se referem os incisos IV e V deste artigo têm, ainda, em suas respectivas áreas de atuação, a atribuição de implementar orientação de descrição de documentos textuais, visando à elaboração de instrumentos de pesquisa.
assegurar a preservação e o acesso aos documentos iconográficos, cartográficos e audiovisuais de guarda permanente;
identificar, organizar, classificar, catalogar e descrever os documentos iconográficos, audiovisuais e sonoros de valor permanente: 1. dos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual Direta, Indireta e Fundacional; 2. de acervos privados, de interesse público e social;
- Os Núcleos do Centro de Acervo Iconográfico e Cartográfico têm, ainda, em suas respectivas áreas de atuação, a atribuição de gerenciar os depósitos de documentos.
desenvolver programas e projetos de divulgação do acervo sob guarda do Arquivo Público do Estado e das atividades realizadas na instituição;
elaborar programas de ação educativa com vista a aproximar a Unidade do Arquivo Público do Estado de instituições educacionais e da sociedade em geral;
elaborar: 1. estatísticas, em especial sobre o perfil do usuário e a demanda de consulta; 2. certidões de caráter comprobatório legal;
receber os pedidos de consulta e reprodução de documentos, controlando o fluxo interno do material;
administrar: 1. o acervo bibliográfico e hemerográfico do Arquivo Público do Estado; 2. as coleções de livros e periódicos que integram os conjuntos documentais privados sob guarda da instituição;
identificar as necessidades do corpo técnico da instituição e dos usuários, para fins de aquisição de livros e periódicos e promoção de intercâmbio de publicações;
atuar como depósito legal das publicações oficiais ou co-edições dos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual Direta, Indireta e Fundacional.
prestar orientação técnica aos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual Direta, Indireta e Fundacional e a outras instituições congêneres;
propor parcerias com instituições científicas para promover pesquisas conjuntas nas áreas de entomologia, microbiologia e química aplicadas à conservação;
avaliar o estado de conservação dos documentos recolhidos, antes de serem incorporados aos arquivos Administrativo e Permanente, e definir períodos de quarentena;
desenvolver atividades sistemáticas de conservação preventiva, higienização e recuperação de documentos textuais e cartográficos;
monitorar o estado de conservação das encadernações do acervo bibliográfico e dos volumes de documentos textuais públicos e privados;
promover: 1. a substituição programada de encadernações; 2. estudos para acondicionamento dos diversos formatos de documentos;
elaborar, desenvolver e gerenciar programas de: 1. reprodução microfotográfica de documentos textuais e hemerográficos; 2. duplicação de microfilmes e de materiais intermediários;
gerenciar: 1. a manutenção de equipamentos de microfilmagem, leitura, processamento e duplicação; 2. a guarda de matrizes e microfilmes de segurança;
avaliar e elaborar pareceres quanto à qualidade dos microfilmes e materiais intermediários recolhidos. SUBSEÇÃO VII Das Assistências Técnicas e dos Corpos Técnicos
As Assistências Técnicas e os Corpos Técnicos têm, em suas respectivas áreas de atuação, as atribuições comuns previstas no artigo 82 do Decreto nº 51.991, de 18 de julho de 2007 .
Texto da Revogação
(*) Revogado pelo Decreto nº 61.036, de 1º de janeiro de 2015 SUBSEÇÃO VIII Do Núcleo de Apoio Administrativo e das Células de Apoio Administrativo
O Núcleo de Apoio Administrativo e as Células de Apoio Administrativo têm, em suas respectivas áreas de atuação, as atribuições previstas no artigo 83 do Decreto nº 51.991, de 18 de julho de 2007.
Texto da Revogação
(*) Revogado pelo Decreto nº 61.036, de 1º de janeiro de 2015
Das Competências
O Coordenador da Unidade do Arquivo Público do Estado tem, em sua área de atuação, as seguintes competências:
as previstas nos artigos 91, incisos I e III, 100 e 110, incisos I e III, do Decreto nº 51.991, de 18 de julho de 2007;
Texto da Revogação
(*) Revogado pelo Decreto nº 61.036, de 1º de janeiro de 2015
em relação ao Sistema de Administração de Pessoal, as previstas nos artigos 29, 38 e 39 do Decreto nº 52.833, de 24 de março de 2008 .
autorizar a eliminação de documentos de arquivo dos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual Direta, Indireta e Fundacional.
Os Diretores de Departamento têm, em suas respectivas áreas de atuação, as seguintes competências:
as previstas nos artigos 92, inciso I, e 110, incisos I e III, do Decreto nº 51.991, de 18 de julho de 2007;
Texto da Revogação
(*) Revogado pelo Decreto nº 61.036, de 1º de janeiro de 2015
em relação ao Sistema de Administração de Pessoal, as previstas nos artigos 31, 38 e 39 do Decreto nº 52.833, de 24 de março de 2008.
Os Diretores dos Centros têm, em suas respectivas áreas de atuação, as seguintes competências:
Texto da Revogação
(*) Revogado pelo Decreto nº 61.036, de 1º de janeiro de 2015
em relação ao Sistema de Administração de Pessoal, as previstas nos artigos 34, 38 e 39 do Decreto nº 52.833, de 24 de março de 2008.
Os Diretores dos Núcleos têm, em suas respectivas áreas de atuação, as seguintes competências:
Texto da Revogação
(*) Revogado pelo Decreto nº 61.036, de 1º de janeiro de 2015
em relação ao Sistema de Administração de Pessoal, as previstas no artigo 38 do Decreto nº 52.833, de 24 de março de 2008.
Disposições Finais
As atribuições e competências de que trata este decreto poderão ser detalhadas mediante resolução do Secretário-Chefe da Casa Civil.
Para o pleno exercício de suas atribuições, a Unidade do Arquivo Público do Estado poderá vir a contar com unidades regionais, a serem gradativamente criadas mediante decretos específicos.
- O Departamento de Recursos Humanos, da Casa Civil, providenciará a edição, no prazo de 15 (quinze) dias contados a partir da data da publicação deste decreto, de relação dos cargos e das funções-atividades extintos por este artigo, contendo nome do último ocupante e motivo da vacância.
Os artigos 4º e 5º do Decreto nº 22.789, de 19 de outubro de 1984, passam a vigorar com a seguinte redação: "Artigo 4º - O Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP conta com: I - órgão central, a Unidade do Arquivo Público do Estado, da Casa Civil; II - órgãos setoriais, 1 (uma) unidade técnica responsável pela gestão de documentos dos arquivos públicos dos órgãos e entidades estaduais referidos no artigo 1º do Decreto nº 48.897, de 27 de agosto de 2004 . Parágrafo único - A definição dos órgãos setoriais do SAESP nas Secretarias de Estado, na Procuradoria Geral do Estado e nas Autarquias será objeto de decretos específicos. Artigo 5º - Poderão, também, integrar o Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP, mediante celebração de convênios ou termos de cooperação técnica com o Governo do Estado, por intermédio da Casa Civil, observada a legislação pertinente: I - autarquias estaduais de regime especial; II - o Ministério Público do Estado de São Paulo; III - a Defensoria Pública do Estado de São Paulo; IV - órgãos dos Poderes Legislativo e Judiciário estaduais; V - as Administrações Municipais.". (NR)
Os representantes da Fazenda do Estado, nas fundações instituídas ou mantidas pelo Poder Público, nas empresas em cujo capital o Estado tenha participação majoritária e nas demais entidades direta ou indiretamente por ele controladas, e o Conselho de Defesa dos Capitais do Estado - CODEC adotarão, em seus respectivos âmbitos de atuação, as providências que julgarem oportunas para a maior divulgação e observância das normas que regem o Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP e de outras previstas neste decreto.
Este decreto entra em vigor na data de sua publicação, ficando revogadas as disposições em contrário, em especial: